Comunicación en las Organzaciones

En general, el encargado de la comunicación organizacional es el departamento de Recursos Humanos. Vale destacar que no todos los mensajes son para todos los colaboradores, así como tampoco se comunican de igual manera en todos los estratos de la organización. Los mensajes varían de acuerdo nivel de la pirámide al que se quiere comunicar: no es lo mismo para quienes ocupan cargos jerárquicos que para quienes están en la base.

Importancia de la comunicación en las organizaciones

La comunicación en las organizaciones es trascendental. El alcance de los objetivos de la firma, en buena parte, depende de cómo sea la comunicación.

A través de ella, los colaboradores se mantienen al tanto de cuáles son los requerimientos y los objetivos alcanzados. Al mismo tiempo, la comunicación les permite conocer a los empleados cómo fue su evolución dentro de la firma y cómo han sido los desempeños de cada uno de los departamentos.

Puertas afuera, la comunicación organizacional es la herramienta que ayuda a las compañías a elaborar la imagen que quieren que la sociedad tenga de ellas mismas.

Tipos de comunicación en las organizaciones

La comunicación en las organizaciones se puede dividir en dos grandes grupos:

Comunicación Interna. Es la elaboración y difusión de mensajes que se hacen circular puertas adentro, es decir, está pensada para los colaboradores de la compañía. Así es que se crean y mantienen los vínculos entre el personal, incluso cuando no forman parte del mismo área o sede.

Dentro de este tipo de comunicación se pueden usar redes sociales, carteleras, chats, e-mails, informes, folletos, eventos, reuniones, encuestas, discursos, circulares.

A su vez, la comunicación interna puede ser:

• Descendente. Cuando el mensaje se difunde desde los mandos más altos de la compañía hasta alcanzar las bases.
• Ascendente. Cuando el mensaje lo difunden quienes ocupan la base de la pirámide organizacional hacia quienes ocupan cargos superiores.

Comunicación Externa. La componen todos los mensajes que se envían y reciben entre la organización y su entorno. Por entorno se puede entender tanto los proveedores como los clientes, la competencia y hasta la sociedad en su conjunto.

En general, puertas afuera, la organización intenta persuadir al receptor y crear una buena imagen de sí misma. Para eso se puede apelar a la publicidad, folletos, call centers, oficinas, entre otras estrategias.

Funciones de la comunicación en las organizaciones

Dentro de la comunicación de las organizaciones se pueden identificar diversas funciones. Algunas de ellas son:

• Motivación. Si la organización quiere que sus colaboradores rindan mejor y alcancen así los objetivos, la comunicación puede estar orientada en este sentido. Por ejemplo, informándoles que si alcanzan cierto objetivo recibirán una determinada compensación o beneficio.
• Información. Cuando se quiere poner al tanto al personal sobre algo, o aclarar cierto rumor, la comunicación por medio de mails, carteles o reuniones, pueden apuntar en esa dirección.
• Interacción. Por medio de reuniones, encuentros o redes sociales, por poner algunos ejemplos, se puede apuntar a que los colaboradores interactúen entre sí. Muchas veces es una buena manera de integrar al personal así como también de generar cierta identidad y cofradía.
• Control. Muchas veces, desde Recursos Humanos se procede, por ejemplo, a la elaboración de un reglamento o contrato que determina cómo deben comportarse los empleados en determinadas ocasiones.
• Feedback. Muchas veces, la empresa quiere no solo enviar mensajes desde las más altas jerarquías sino también que sean sus bases quienes reporten u opinen sobre diferentes cuestiones. Las reuniones, redes sociales o encuestas pueden ser una buena alternativa para ello.

Elementos de la comunicación en las organizaciones

Como en cualquier tipo de comunicación, los elementos que la integran son los siguientes:

• Emisor. Aquel miembro que se encarga de la elaboración y envío del mensaje. En este caso podría ser, por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos, el líder de un área o los colaboradores de un sector.
• Receptor. Quien e interpreta el mensaje y pueden ser los mismos que los actores mencionados previamente. Es que, en las organizaciones, es muy común que los roles de emisor y receptor se alternen constantemente.
• Mensaje. El contenido que se quiere difundir.
• Código. El conjunto de reglas y símbolos que se utilizan para la elaboración del mensaje. Este código debe ser conocido por el emisor y por el receptor. De lo contrario, el mensaje no podrá ser interpretado correctamente.
• Canal. El medio a través del cual viaja o se difunde el mensaje. Puede ser una cartelera, un folleto, un e-mail o un discurso, por poner solo algunos ejemplos de la amplia variedad de canales entre los cuales puede valerse una organización a la hora de difundir un mensaje.