Nuestro recurso más importante es el Tiempo y nuestro mayor enemigo, es cualquier factor que nos haga perder nuestro bien más preciado.
Entre los factores que hacen perder el tiempo, volviendo improductivas sus actividades, encontramos la falta de objetivos claros, falta de planeación, no visualizar situaciones complejas, no tener a quien delegar, el mal uso de las comunicaciones, dedicar tiempo excesivo en atenciones a terceros, cubrir reuniones no programadas y/o la sordera, por lo que se darán algunas sugerencias, para combatir dichos factores de modo que usemos el tiempo para generar valor a nuestras actividades.
NO DEFINIR OBJETIVOS Y PRIORIDADES
Si no se tienen claros los objetivos, se trabajará muy duro sin que se llegue a nada, o al menos, no a lo que realmente se desea alcanzar. Si no se definen prioridades y se respeta el orden asignado, la gestión se desviará hacia cuestiones “Urgentes” pero que no siempre acercan a los objetivos, lo “Importante”.
Para ello, se recomienda escribir en una hoja su objetivo final: anual, mensual e incluso el diario. Defina las tareas como “vitales”, “importantes” y “delegables”, en función de aquello que lo acerca más a dicho objetivo; luego, delegue o elimine todas las actividades “no importantes”.
Escribir lo que “se debe hacer” y lo que “no debe hacer”, calculando el tiempo que le lleva ejecutar cada tarea, va a ayudarle a definir sus prioridades; si durante el ejercicio, observa que no alcanza a completar todas las tareas, deberá recategorizar, delegar o eliminar aquellas tareas que poco aportan a sus objetivos. Recuerde lo que no suma, resta; por tanto, si no se respeta la prioridad, solo está priorizando el fracaso.
FALTA DE PLANIFICACIÓN
Los empresarios “no planifican el fracasar, simplemente, fracasan por no planificar”. Si no se tiene una hoja de ruta que lo guíe, seguramente terminará complicado, en problemas y muy lejos de su destino deseado.
Planificar implica organizar sus actividades en relación a las prioridades y a un horario. Le puede parecer una pérdida de tiempo, pero al final del día verá que es lo contrario.
Planifique su trabajo en una hoja que contemple todo el año:
- Defina los objetivos a alcanzar y distribuya los mismos en esta.
- Luego, defina que debe hacer y/o chequear para alcanzar dichos objetivos, ubicando las tareas en la planilla e indicando semana y día.
- Los planes deben ser retroalimentados regularmente. Se sugiere categorizar las actividades según la prioridad y abstenerse de atender otras actividades hasta que no sea completada la de mayor importancia.
SITUACIONES NO PREVISTAS
No existe plan alguno que pueda considerar todas las variables posibles, así que, en sus planificaciones, contemple márgenes de acción para atender esas cuestiones no previstas. Recuerde que en el baúl de su auto hay una llanta de repuesto, previendo una pinchadura, así que también prevea tiempo para el cambio de la misma.
NO TENER A QUIÉN DELEGAR
Muchas veces, el empresario debe hacer cosas de poca importancia, como escribir e-mail, atender el teléfono, recibir visitas inesperadas, resolver inconvenientes en el servicio de último momento, etc., porque no tiene a quién delegar.
Generalmente, este dilema se resuelve haciendo un cálculo de cuanto ganaría, en dinero y calidad de vida, si tuviera tiempo para dedicarse a “lo importante”; luego, solo se compara dicho monto, con el salario o costo del empleado que necesita. La decisión a tomar está ligada a cuánto se desea alcanzar el objetivo antes definido.
TELÉFONO Y E-MAIL
Calcule el tiempo que le lleva el atender llamadas telefónicas que no revisten de importancia o aquellas personas con las que no se desea hablar; luego, considere ese tiempo aplicado a las tareas que tanto requiere en su empresa, hecho esto, verá con gran asombro, cuánto dinero perdemos diariamente y cuán alejado está de su objetivo.
El teléfono ya sea fijo o celular, resulta una ayuda imprescindible en los negocios, pero ocasiona desastres cuando lleva a la esclavitud, la desconcentración y la pérdida de tiempo. Intente hacer que, le atiendan los llamados y/o fijar horarios para hacerlas y recibirlas.
En cuanto al e-mail, ocurre lo mismo. ¿Cuántas veces por día chequea su e-mail?, y ¿Cuántas horas semanales emplea en responderlos?, defina horarios.
EL “BONDING” MAL ENTENDIDO
Si bien es importante el “bonding” -mantener relaciones amistosas- en nuestra actividad, recuerde que, debe ser un buen administrador del tiempo, por tanto, lo que utilice de su día para mantener el vínculo debe ser relacionado con los objetivos y resultados logrados o por lograr.
La productividad del tiempo aplicado debe ser su preocupación, las charlas, reuniones, comidas, café, lo acercan al éxito, pero en exceso producen el efecto contrario.
LAS REUNIONES NO PROGRAMADAS O IMPRODUCTIVAS
Igual que, el mal uso del teléfono o responder e-mails irrelevantes o perder el tiempo con Linkedin o Facebook, la pérdida de tiempo, se presenta con esas visitas no agendadas que modifican bruscamente la planificación o cuando mantenemos reuniones no productivas.
Las reuniones:
- Deben ser programadas
- Deben tener objetivo y temario, preferiblemente el temario debe ser conocido por los participantes
- Debe definirse y respetarse el horario establecido (horas de inicio-finalización)
- Impida interrupciones y siempre que se pueda, apagar celulares.
- Para reuniones no programadas, se recomienda definir horarios para atenderlas.
Cuando observe que el tiempo y la productividad se multiplican, se dará cuenta que respetar estas normas, no ha sido en vano.
LA SORDERA
La mala comunicación es otro causante de pérdida de tiempo; obliga a repetir el diálogo y/o tener que resolver problemas o cuestiones no deseadas. Adicional, genera pérdidas de recursos con el agravante de afectar las relaciones interpersonales de los involucrados.
Aprenda y oblíguese a escuchar. Esto requiere de lo que se llama “escucha activa”, es decir, prestar atención, desear escuchar. Luego, evite e impida todo aquello que pueda representar una interrupción o estímulo para la distracción.
Repita su mensaje y verifique que el receptor ha entendido lo que se quiere dar a conocer. Obsérvese a los pilotos y la torre de control, cada vez que uno de ellos emite un mensaje, inmediatamente, es repetido por el receptor con exactas palabras, esto es así aún en situaciones de gran crisis, evitando malos entendidos que puedan implicar la caída del avión y/o pérdida de vidas.
