En estos días, mientras preparaba nuestra próxima charla que estará enfocada en la “SUSTRACCIÓN y SEGURIDAD FÍSICA”, recordaba que este fue el primer tema que aprendí en esta grandiosa profesión como es la seguridad, fueron Hugo Guerrero y Javier Rodríguez quienes dedicaron su tiempo y esfuerzo en enseñarnos y guiarnos en este tema vital de la protección de los activos en las organizaciones.
Para llevar adelante en una instalación, un plan de seguridad integral es necesario seguir ciertas pautas y pasos, que harán que el objetivo planteado sea mucho más sencillo de implementar. Para lograrlo, hay una serie de procedimientos que los profesionales de la seguridad deberían conocer. No pretendemos dar catedra o indicar que está bien o mal, solo queremos compartirles unos conceptos que pueden servirles en esta tarea de la siguiente forma:
Las principales características que todo “ESTUDIO” deben plantear una situación real, con una descripción de la situación que debe provenir del contacto con la vida real y del conocimiento, experiencias concretas, metodológicamente estructuradas. Debe estimular la curiosidad e invitar al análisis mediante el empleo, administración y colocando en práctica un conocimiento, medida o principio, a fin de obtener un determinado efecto o rendimiento en alguien o algo.
En cuanto a la seguridad nace del “TEMOR A PERDER”, “ESTADO MENTAL DE AUSENCIA DE INCERTIDUMBRE”, producto de una amenaza, en su concepto tradicional, es la “AUSENCIA DE RIESGO”, mientras que, en un concepto más actualizado, podría definirse como “EL CONJUNTO DE RIESGOS CONTROLADOS ADECUADAMENTE”, entendiendo esto como el “riesgo” (concepto que veremos más adelante) en un nivel aceptable. En definitiva, la seguridad parte de la valoración de riesgos para determinar su aceptabilidad (aprobación, admisión), efectuada por personas con diferentes niveles de conocimientos, experiencia y emotividad, los cuales generan diversas percepciones sobre la misma.
Cada una tendrá sus fundamentos para determinar qué es suficientemente seguro.
CUÁNDO DEBE ELABORARSE UN ESTUDIO DE SEGURIDAD: Cuando se construye una nueva instalación, cuando se produzcan modificaciones en la infraestructura, cuando se produzcan cambios en la actividad que se realiza en la instalación, cuando se observa o sospecha de la existencia de deficiencias en las condiciones de seguridad, cuando no se conozca el historial de un estudio de seguridad, o el que existe ya no corresponde a la situación actual de riesgos, cuando haya transcurrido un tiempo prudencial (por lo general al año).
QUIÉNES LO ELABORAN: Lo ideal es que el estudio sea elaborado por un equipo de profesionales en seguridad de distintas disciplinas, calificados en protección física, de incendios, seguridad electrónica, seguridad de la información, seguridad procesos, seguridad humana, seguridad salud en el trabajo etc. Además, debe solicitarse el concurso de especialistas en otras materias, tales como electricistas, con la finalidad de descartar la posibilidad de riesgos o determinar la potencialidad de los mismos. Sin embargo, no siempre es posible formar un equipo de tales características, sobre todo en empresas pequeñas. En tales circunstancias, puede ser realizado por un equipo más pequeño o un especialista en Seguridad, pero siempre cuidando de contar con el apoyo de profesionales o especialistas en otras materias.
FASES
• Preliminar o de Coordinación: Se efectúa el planeamiento del trabajo y las coordinaciones con el cliente, se fijan costos y se realizan visitas preliminares.
• De recolección de datos: Es un “trabajo de campo”, es decir, se obtiene la información en el lugar materia de estudio de todos los factores involucrados en la seguridad (amenazas, riesgos, medidas de seguridad, vulnerabilidad, etc.)
• De procesamiento: Es el trabajo en oficina, a través del cual se procesa toda la información obtenida, identificando, analizando y evaluando todos los factores intervinientes en la seguridad del lugar. Asimismo, se delinea y establecen las recomendaciones pertinentes.
• De formulación: Se documenta el trabajo, insertándose fotografías, planos, gráficos, diagramas, y se le otorga el cuidado y esmero para la buena presentación.
• De sustentación: Se presenta o entrega el estudio y se expone el trabajo ante la gerencia de la empresa o cliente.
INTRODUCCIÓN:
Un estudio de seguridad comprende procesos en los que se examinan factores favorables y adversos de un sistema, se identifican las amenazas, analizan y califican los riesgos, se emiten recomendaciones teniendo en cuenta el costo beneficio de las inversiones. Al referirnos al riesgo, debemos aceptar que siempre está presente en cualquier actividad y no se le puede eliminar, pero si podemos minimizar, disminuyendo de esta forma la amenaza.
GENERALIDADES:
• Objetivo: Encaminado a establecer que es lo que se busca al realizar el Estudio de Seguridad, los objetivos se redactan comenzando por un verbo en infinitivo y deben ser evaluables permitiendo comprobar si se alcanza el resultado. Los objetivos deben definirse de forma clara, objetivos concretos que no confundan o de vía libre a interpretaciones. Medibles, formulados de forma que tenga un resultado alcanzable, debe ser claro si se necesita establecer las debilidades ante la identificación de las amenazas o de establecer el riesgo que algo o alguien pueda representar para una organización, a partir de ahí diseñar, implementar, ejecutar, medir y mejorar los controles.
• Finalidad: La finalidad es aquello a lo que se apunta o que se desea conseguir. Se trata de un motor que impulsa a llevar a cabo diversas acciones o a proyectar en el corto o largo plazo. Cuando se realiza una acción concreta que tiene una finalidad a corto plazo, generalmente no se acompaña de otras acciones, dado que el objetivo no suele ser difícil de alcanzar, o bien requiere de una preparación previa de variada duración, pero que no debe repetirse cada vez que se pretende obtener los mismos resultados.
• Coordinaciones: La coordinación consiste en la integración y facilitación con el fin de realizar un conjunto de tareas compartidas.
• Periodo de Elaboración: El período es el medio que define como el tiempo en término medio que se tarda en obtener el producto terminado y apropiado para su difusión.
• Equipo de Elaboración: Un equipo es un grupo de más de dos personas que interactúan, discuten y piensan de forma coordinada y cooperativa, unidas con un objetivo común. Un grupo en sí mismo no necesariamente constituye un equipo. Son muchos los distintos componentes que forman un equipo como el liderazgo y dirección en la búsqueda del objetivo de un estudio de seguridad.
ASPECTOS DEL PERSONAL:
Deberíamos establecer respuestas a los siguientes interrogantes:
¿Cuentan con Reglamento interno de trabajo?, ¿Existe cultura de Seguridad en los trabajadores?, ¿Se ha preparado y capacitado al personal para actuar en casos de emergencias?, ¿cuál es la fecha de la última capacitación?, ¿Se han constituido técnicamente diferentes brigadas?, ¿Existe publicación sobre relación de brigadas?
En la práctica sobre el uso de los equipos contra incendios, ¿se notó conocimiento?,¿Se ha preparado adecuadamente a la recepcionista para casos de manejo del pánico?,¿Se ha capacitado al personal de trabajadores sobre comportamiento en casos de desastres naturales?, ¿Se han realizado simulacros para casos de emergencia?, ¿El encargado de seguridad es un especialista en el sector?, ¿Se ha instruido al personal de trabajadores para evitar que cometa delito de infidelidad?, ¿Los trabajadores de los contratistas efectúan sus labores con los equipos de protección personal?, ¿Existen en las carpetas del personal, informes sobre evaluación de confiabilidad?, ¿Se cuenta con Cultura de seguridad?, ¿Cuenta con programa de capacitación?, entre otros.
ASPECTOS DE EQUIPAMIENTO:
¿Existen equipos y uniforme para la lucha contra incendios?, ¿Cuenta con equipos de emergencia?, ¿Existen equipos para rescate?, ¿Se ha realizado verificación para detectar o evitar interceptación telefónica?, ¿Los tableros de mando eléctricos necesitan protección y mantenimiento?, ¿Cuenta con sistemas electrónicos de seguridad?, ¿Cuáles, (CCTV, CVV, ALARMAS DE INTRUSIÓN, EMERGENCIA) ?, ¿Se cuenta con Políticas, procedimientos, instructivos, indicadores en aspectos de seguridad?, entre otros.
En cuanto a las evaluaciones para personas deberíamos preguntarnos si: ¿tenemos procedimientos para adelantar la validación y verificación de la información?, ¿contamos con una metodología para evaluar la información recolectada?, tenemos herramientas como son acceso a bases de datos, equipos electrónicos para la captura de información?, ¿cumplimos con la normatividad de tratamiento de datos, a la intimidad, entre otros?, ¿cumplimos con el resguardo de la información física y digital?, entre otros temas a tener en cuenta.
ANTECEDENTES:
Establecer antecedentes sobre:
• Amenazas contra las personas: asalto y robo, agresiones (seguidas de lesiones), secuestro, extorsión, accidentes de trabajo, intoxicaciones, enfermedades profesionales.
• Amenazas contra las instalaciones y producción: robo de equipos, mercaderías y materiales diversos; hurto sistemático; sabotaje; incendios (provocados y/o fortuitos); vandalismo (ataques a las instalaciones); lluvias; inundaciones; sismos; espionaje industrial; plagas; explosiones.
•Amenazas contra las comunicaciones: interceptación, infidelidad, sabotaje, espionaje, especies invasoras, entre otras.
• Amenazas contra el medio ambiente: contaminación, Cambio climático y calentamiento global, Sequía, Sobreexplotación de recursos, deforestación, contaminación por plásticos y otras basuras.
ASPECTOS TÉCNICOS:
Es un documento producto del proceso metodológico del estudio de los factores propios y externos que afectan o favorecen la seguridad de una instalación, sin distingo de su dimensión, ubicación, actividad o rubro, realizado por profesionales y el concurso de especialistas afines, para definir la problemática operacional de seguridad (riesgos y vulnerabilidad) y emitir las recomendaciones pertinentes, si fuere el caso.
Se utiliza el término “si fuere el caso”, ya que se detectan riesgos que requieren un estudio más exhaustivo para determinar la frecuencia, potencialidad y agresividad, así como las consecuencias que pudieran, generar los mismos, entre otras razones. Como otro concepto, el estudio de seguridad es una actividad de contrainteligencia para ayudar a las empresas a determinar las medidas de seguridad requeridas para proteger una instalación.
ASPECTOS PARA CONSIDERAR:
Deben analizarse las cuatro líneas o barreras de seguridad o protección:
• Seguridad externa o adyacente.
• Seguridad perimetral o de control de accesos.
• Seguridad interna o de educación interna.
• Seguridad de áreas estratégicas y/o recursos críticos.
Además, debe ponerse especial énfasis en lo siguiente:
• Sistema de Vigilancia Pública/Privada
• Estructura física.
• Sistema de control de acceso.
• Sistema de alumbrado.
• Investigación de personas cercanas.
• Situación político-social y laboral.
TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN :
Para realizar el trabajo de campo o la búsqueda de información en las instalaciones, se puede optar por los siguientes métodos:
• De abajo hacia arriba (del sótano hacia la azotea) o viceversa para el caso de edificios. Debe tenerse en cuenta que cada piso es una realidad diferente, ya que mientras uno
puede contener al departamento de sistemas otro puede contener el departamento de recursos humanos, otro puede incorporar la gerencia general, etc.
• Ejemplos que pueden perjudicar: lugares de mala reputación, zonas de expendio y consumo de drogas, burdeles, zonas donde se cometen hurtos, etc. En cuanto al acceso a la instalación (seguridad perimetral), de manera muy general nos fijaremos en todos aquellos medios instalados que disuaden, impiden, dificultan o contribuyen a monitorear el acceso no autorizado: puertas, casetas, tranqueras, muros, cercas, iluminación, señalización, medios electrónicos, servicio de vigilancia, personal policial, etc., así como todas aquellas medidas establecidas para controlar el ingreso y salida de personas, vehículos, mercaderías y otros artículos normas (seguridad interna, procedimientos, formatos, registros, pases, etc.).
• En lo referente a las edificaciones (seguridad interna) observaremos el estado de puertas, ventanas, cerraduras, el procedimiento de control en los ambientes internos, sistemas contra incendios, sistemas de alarmas, sistemas de control de accesos a áreas restringidas, comportamiento del personal (to a que puedan propiciar accidentes de trabajo), procesos administrativos y/o operativos., etc.
COORDINACIÓN EN LA EJECUCIÓN:
Para realizar un estudio de seguridad deben coordinarse las necesidades con la principal autoridad del lugar o el funcionario que éste designe para que autorice el acceso a las instalaciones del equipo o de la persona y colaboradores que formularán el estudio, y disponga también las facilidades del caso para el desarrollo del trabajo.
QUÉ DEBE OBTENERSE CUANDO SE REALIZA EL TRABAJO DE CAMPO:
Debe obtenerse la siguiente documentación: plano de la instalación; planos de redes de agua, eléctricos, sanitario y estructural; estudio de seguridad, emergencias, contra incendios, etc.; plan de instrucción y programa de seguridad. Además, para realizar el trabajo de campo, debe obtenerse la siguiente información: estadísticas sobre siniestros ocurridos (incendios, derrames de sustancias peligrosas, sismos, accidentes de trabajo, robos, asaltos, hurtos sistemáticos, etc.); otras informaciones ya planeadas y formuladas (debe elaborarse un listado de preguntas y necesidad de información).
Debe tenerse la claridad si se necesita establecer las debilidades ante la identificación de las amenazas o de establecer el riego que algo o alguien pueda representar para una organización, a partir de ahí diseñar, implementar, ejecutar, medir y mejorar los controles.
Esperamos sea de utilidad.
Fuente: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN
