La importancia de aprender a identificar la autenticidad de documentos y firmas como fundamento de confiabilidad en la seguridad

La semana anterior, mientras revisábamos en una empresa los elementos materiales de prueba que se tenían con respecto a un evento de siniestro y además delictivo (Hurto), ocurrido en su organización, mientras revisábamos los soportes de la trazabilidad del evento que se aportarían al ente de investigación del estado como es la Fiscalía general de la Nación, se pudo evidenciar que en varios documentos era evidente la falsedad tanto material como ideológica que si se hubiese aplicado una actividad de Observación, como un proceso de percepción de los documentos en su estructura, composición y características lo que se hace en forma dirigida metódicamente, otro de los pasos lo tenemos en la Descripción, donde podemos expresar nuestras observaciones del registro que nos genera el documento, este se podría materializar a través del lenguaje oral o escrito y no olvidemos que es un subproducto de la observación y el umbral necesario para las brindar las explicaciones de la observación del documento, la tercera tarea la tenemos en la Explicación, que implica establecer relaciones entre los rasgos de encontrados en el documento, señal de alerta o simplemente un indicio, para esto, utilizamos la información que nos brindó la observación y la descripción.

Todo esto nos debe llevar a poder brindar una Probabilidad, que significa poderse anticipar sobre la base de las explicaciones logradas acerca del análisis del documento y poder detectar la ocurrencia de algo irregular y manifestarlo de forma inmediata.

Sin embargo, no se hizo, y era hora de iniciar nuestra investigación interna cuyo objetivo estaba encaminado inicialmente en establecer la “CAUSA”, que podría haber facilitado la materialización del evento. La primera respuesta que recibimos del personal directamente involucrado en la recepción de los documentos era que ellos no eran expertos en conocer las características de seguridad de estos, identificando el primer porque, era formación, pero al revisar el historial de los mimos encontramos que algunos habían estado en diferentes cursos enfocados a esta tarea, como eran concientización, técnicas de identificación, valoración, entre otras, al ahondar en este aspecto, los participantes de estos cursos indicaron que no habían practicado (segundo porque), lo que habían aprendido, situación que llevo al olvido de lo aprendido, al validar esta situación nos dimos cuenta que los documentos, simplemente se recibían y validaban en las plataformas de listas restrictivas ( tercer por qué) , es decir que NO se confirmaban los documentos en su soporte y contenido, solo quedaba en validar nombres, números de identificación personal o numero de identificación tributaria NIT, entre otras, ante esta situación verificamos el por que se practicaba esta actividad y nos dimos cuenta que así estaba documentada en los procedimientos de la organización (cuarto porque), brindando lineamientos de la tarea, donde se indicaba el paso a paso, sin tener en cuenta el documento como tal, verificamos el por que se llega a esta situación, y pudimos identificar que la NO validación e identificación del documento en su parte estructural (material) y en su contenido (ideológica), podría convertirse en un riesgo (quinto porque). Sería interesante preguntarse, si ¿en su empresa pasa lo mismo?

Este tipo de situaciones que muy seguramente nos vemos enfrentados en nuestras organizaciones solo podremos superarlas cuando comprendamos realmente de nuestros riesgos, su prioridad, la forma de poder tratarlo, la formación, entrenamiento y control sobre la actividad son vitales, aquí es donde fortalezco mi creencia que la primera que nos apoya es nuestra Policía Nacional a través del Frente de Seguridad Empresarial de la DIJIN y también la Asociación Empresarial por un Comercio Seguro – BASC (Siglas en ingles), donde acompañan al empresario para que puedan fortalecer esas competencias por intermedio de los cursos de formación, orientación y apoyo.

Hoy queremos compartirles una orientación de lo que es un Documento y Firma, como identificar señales de alerta ante posibles inconsistencias que pongan en peligro la integridad de la información y la materialización de una actividad que conlleve consecuencias al cumplimiento de los objetivos de la organización.

DOCUMENTO

La definición general para documento está definida como todo objeto material que lleva incorporado o íntimamente asociado un contenido declarativo o simplemente representativo. Establecer el soporte legal de documento en nuestro país los podemos encontrar en el Código General del Proceso, (Ley 1564 de 2012), Artículo 244. Documento auténtico se da cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

En cuanto a la ley 599 del 2000 (Código Penal) Artículo 294, para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria. El artículo segundo de la Ley 527 de 1999, define mensaje de datos enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax, como soporte legal para el documento electrónico.

Elementos esenciales o estructurales del documento

Corpus: Elemento material, perceptible por los sentidos. Recipiente o envoltura del mensaje:

1. Sustrato fisicoquímico: Elementos materiales del documento. Superficie o soporte y pigmentos constitutivos del trazado.
2. Elementos alegóricos: De carácter figurativo, representativo o declarativo. Imágenes, símbolos y signos.
3. Animus: Elemento incorpóreo e intangible. Contenido ideal del documento. Mensaje.

Fraudes en documentos

• Imitaciones de un documento auténtico:

Entendemos por imitación la reproducción fraudulenta de un documento auténtico o de determinados elementos del mismo (sellos, visados, firmas, etc.). Las imitaciones integrales suelen ser confeccionadas por medio de impresión offset y modernamente mediante fotocopiadora de color. En todos los casos, las calidades obtenidas serán deficientes: falta de nitidez en los trazos, escasa definición de los fondos, imperfecciones en los matices de los tonos, etc. Pero donde se observarán mayores diferencias serán en aquellas medidas de seguridad que ofrecen serias dificultades de imitación: calidad del papel, marca al agua, fibrillas fluorescentes, hilo de seguridad, etc. En estos supuestos, las imitaciones serán tan deficientes que su detección será rápida y segura, y en muchos casos incluso no se intentará hacer en el falso, por lo que su ausencia también constituye una firma argumento para postular su falsedad.

Como imitaciones parciales más frecuentes podemos citar:

• La imitación de sellos húmedos mediante rotulador, tinta de tampón o la confección de todo sello en caucho. En ocasiones no se llega a imitar el auténtico, sino que se utilizan otros de organismos distintos o de entidades que nada tienen que ver.

• La imitación de sellos en seco por medio de pasta plástica de rápido endurecimiento, por reproducción del sello metálico a partir de un vaciado del auténtico, por repasado con punzón en la fotografía falsa de los surcos dejados en la auténtico, mediante la confección del sello con materiales plásticos, etc.
• La imitación de visados con offset o fotocopiadora en color.
• La imitación del tampón con la firma (facsímile) de la autoridad expedidora.
• La imitación de páginas con textos y epígrafes para incluirlas en documentos públicos auténticos.
• La imitación de marcas al agua con parafina o tintas simpáticas, etc.

Alteraciones fraudulentas en documento verdadero

Las alteraciones fraudulentas suelen residir en datos o elementos de los documentos auténticos. Los métodos utilizados se encuadran en los apartados siguientes:

a)   Supresión de datos

La supresión de datos se realiza por medio de borrados y raspados con medios físicos o lavados con productos químicos. Para los primeros se utilizas: gomas de borrar, hojas de afeitar, cuchillas, etc., que, generalmente, producen importantes deterioros en la zona afectada: pérdida del satinado, levantamiento de fibras, mayor transparencia, difusión de tintas, etc.

Los lavados químicos se realizan con productos disolventes que hacen desaparecer total o parcialmente datos auténticos para sustituirlos con otros falsos.

b)   Sustitución

La sustitución de datos y elementos comprende, generalmente los cambios de fotografía, plástico, visado, filiación, etc. El caso más frecuente es la sustitución de la foto original, ya que es indispensable para el uso del documento por una persona distinta de su legítimo titular. Para ello se utiliza alguno de los métodos siguientes:

• Levantamiento de los corchetes fijadores.
  • Recorte del plástico protector en la zona delimitada por el perímetro de la fotografía. Una vez extraída la original, se pone en su lugar la falsa, procediéndose a un nuevo plastificado para ocultar la alteración.
  • Levantamiento del plástico original mediante: calor, vapor o sustancias disolventes.

También se ha detectado supuestos en los que, después de un lavado de los datos y una sustitución de la fotografía, se ha procedido a un nuevo plastificado sobre el que se han inscrito los datos falsos. Este procedimiento es frecuente cuando se utiliza el documento para acreditar la identidad.

c)   Añadidos

Los añadidos consisten en la adición de textos, palabras o cifras en documentos auténticos aprovechando los espacios dejados al llenarlos. Este tipo de alteración es común en los cheques, a los que se les modifica la cantidad original para aumentar su valor, aprovechando que quedan pequeños espacios en blanco. También se utiliza en pagarés, con el mismo fin, aunque en estos en ocasiones lo que se modifica o agrega es el monto de interés.

d)   Enmiendas

Las enmiendas son trazos que se realizan para cambiar el significado de otros ya existentes. Son ejemplos clásicos: la transformación de nombres y apellidos, de letras como la “o”, números como el “6”, etc. En este tipo de alteración debemos tener en cuenta que existen casos en los que el verdadero autor rectifica los datos sin hacer la correspondiente advertencia, que puede considerarlo como alteración no legítima. Es común en documentos de valor, sea con relación a la cuantía o en lo que se refiere a la fecha para extender la validez del documento.

c) Intercalado de páginas

En este caso, el falsificador utiliza hojas (generalmente las que contienen datos de filiación) de un documento auténtico, para incorporarlas a otro y conseguir con ello una nueva identidad. Otras veces, el fin perseguido es dar validez a un pasaporte caducado o incluido en listados de invalidados cambiando las hojas en que figuran datos de numeración o expedición. Esta modalidad suele presentarse también en los documentos que se componen de varias hojas o folios, como en el caso de los contratos entre particulares, con el fin de suprimir, modificar o agregar alguna cláusula.

Uso de un documento auténtico en blanco ilegalmente expedido

En este supuesto, los falsificadores consiguen documentos auténticos, sin alteración ni imitación, pero sin cumplimentar los datos. Posteriormente, los rellenan con los datos que les interesen, dándoles un aspecto de autenticidad. En este apartado podremos incluir los documentos válidos, pero expedidos con aportación de documentación falsa.

Puede darse el caso en que encontremos documentos originales en cuanto a su materia, pero inauténtico en su espíritu. Es decir, que contiene todos los elementos materiales propios de un documento auténtico, porque el falsificador se apoderó de equipo utilizado oficialmente para su emisión, pero como no fue emitido por la institución o entidad competente.

Otra modalidad la constituye la de documentos legalmente expedidos, pero que por un error en el control de calidad en el proceso carece de alguno de los elementos intrínsecos del documento, por lo que llega a ser considerado inauténtico en una revisión, aunque sea original su procedencia.

LA FIRMA

El diccionario de la Real Academia Española nos da la siguiente definición del concepto firma tiene el siguiente significado:

“Nombre y apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.”

Y el concepto de rúbrica, lo define de la siguiente forma:

“Rasgo o conjunto de rasgos de forma determinada, que como parte de la firma pone cada cual después de su nombre o título, y que a veces va sola, esto es, no precedida del nombre o título de la persona que rubrica.”

Como podemos notar, en muchas de las ocasiones, cuando alguien estampa una firma, puede que el resultado de su acción gráfica sea en realidad una firma constituida de firma + rúbrica, sólo rúbrica o sólo firma.

Un ejemplo gráfico lo podemos ilustrar como sigue:

Por lo anterior, ámbito del estudio pericial de escritos y firmas, y así como para efectos de nuestro curso entenderemos por firma el conjunto de rasgos gráficos utilizados como forma de identificación personal.

Pero la firma es resultado o consecuencia de un acto reflejo, de un reflejo condicionado, el cual cae bajo el predominio del inconsciente. Ahora bien, como acto reflejo, se va a desencadenar una vez que se presentes las condiciones que cumplen la función de estímulo. Este estímulo es generalmente sensorial; en el acto de firmar es de gran importancia el estímulo visual, aunque no el único, como veremos más adelante.

La mayor parte de los elementos que producen el aspecto externo de las firmas son visibles, por lo tanto, copiables, el imitador al percibirlos podrá reproducirlos. De otro lado el titular de la firma si tiene la intensión de negarla posteriormente, podrá a su vez distorsionarlos. Por estas razones, los elementos estructurales “no son usados para identificar a las firmas auténticas” sino sólo para apreciar el parecido que existe entre las firmas.

Los elementos son:

1. La dimensión, intervienen dos variables: la altura y la longitud. Pueden ser grandes, medianas o pequeñas.
2. La dirección, se mide tomando como base la línea horizontal, pueden ser horizontales, ascendentes o descendentes.
3. La inclinación, se mide tomando como base la línea vertical, pueden ser hada la derecha o hacia la izquierda o sin inclinación.
4. La presión, es la mayor o menor cantidad de energía o fuerza que se aplica al instrumento escribiente, pueden ser muy presionadas, mediana presión o poca presión.
5. La velocidad, es el grado de rapidez utilizado para ejecutar su firma. Pueden ser muy rápidas. Mediana velocidad o lentas.
6. La angulosidad o forma de los enlaces, describe la configuración que adquieren los enlaces de los grammas y literales de los grafismos: angulosa, curva, o mixta.
7. La proporcionalidad, es la relación constante de las medidas existentes entre los grafismos
8. Calidad de los enlaces o grado de unión de los grafismos. Pueden ser enlazadas, agrupadas o desenlazadas.
9. La ornamentación, adornos que algunas personas suelen incorporar a su firma.
10. La habilidad, destreza que posee el miembro escribiente para ejecutar la firma.

Signos de falsificación en las firmas y escritura

Los siguientes elementos pueden aparecer varios a la vez, raramente aparecerán todos, pero la presencia de algunos es suficiente para que hagamos un estudio con mayor minuciosidad enfocado en estos aspectos.

1. Temblores
2. Paradas
3. Retomas de trazos
4. Presión uniforme
5. Velocidad uniforme
6. Cortes
7. Mala interpretación de los desenvolvimientos gráficos
8. Signos de falsificación producidos en la ejecución de la firma
9. Signos de falsificación por acondicionamiento de espacios
10. Signos de falsificación de los reflejos gráficos condicionados

Tipos de falsificaciones

• Con imitación
• Sin imitación

Autenticidad de las firmas

Cuando se nos plantea una situación donde existe una firma o una escritura cuestionada, la problemática gira en torno de establecer si la firma o la escritura es auténtica o es una falsificación. El autor reputado de tal firma o tal escritura puede trazarnos dos situaciones, una en la que él niega ser al autor, o en la que afirma ser el autor –caso que resulta menos común-. En el primer caso, cuando quien es señalado como probable autor, podemos encontrar dos resultados; uno, efectivamente él no es el autor de la firma o del escrito, en tal caso la firma es falsa; dos, él es efectivamente el autor de la firma o la escritura, en tal caso la firma es auténtica.

Esta última posibilidad incluye aquellas circunstancias en las que la firma presenta falta de trazos y rasgos y disimulos en la firma para hacerla aparentar como una falsedad, tal circunstancia se conoce como falseado.

Cuando se investiga la autenticidad de una firma o una escritura el problema se encuentra restringido a una persona: aquella que obligatoriamente debía haberla realizado.

Para concluir, si bien es cierto no buscamos dictar catedra sobre la documentoscopia y la grafoscopia, es vital que las organizaciones comprendan que debemos obtener información relevante para establecer señales de alerta sobre falsificaciones en documentos, y también hay que llevarlo a la práctica como un control producto de las buenas prácticas en seguridad.

Fuente: CARLOS A BOSHELL NORMAN