Uno de los grandes inconvenientes en las organizaciones se presenta al identificar los riesgos asociados a la CORRUPCIÓN, SOBORNO, LAVADO DE ACTIVOS YFINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, se puede tener la tendencia de confundir términos o darles una explicación no tan exacta, especialmente cuando estamos contestando los interrogantes como son el ¿QUE ME PODRÍA PASAR?, ¿CÓMO PODRÍA PASAR?, ¿CUÁNDO PODRÍA PASAR?,¿QUIÉN PODRÍA HACERLO?, entre algunas preguntas que podríamos hacer mientras revisamos nuestros procesos, es aquí donde toma vital importancia el conocer las diferentes tipologías en estas actividades delictivas para poder asociarlas llegado el caso como actividades que podrían convertirse en una amenaza para nuestras organizaciones.
Continuando con nuestra identificación, evaluación y entendimiento de los riesgos en CORRUPCIÓN para nuestra organización hoy les compartimos dos nuevas tipologías que son alianzas “estratégicas” para beneficio particular, ofrecimiento y pago de “coimas”, no debemos olvidar que una tipología es un estudio que analiza fenómenos, sectores, tendencias o modalidades por las cuales se realizan actos de corrupción, operaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo. Las tipologías son instrumentos que arrojan información relevante para el diseño de acciones de prevención, control y sanción de los actos delictivos.
La utilidad del diseño de tipologías radica en:
1. La caracterización del fenómeno de la corrupción, permitiendo su mejor comprensión en términos de la identificación de las prácticas asociadas (“Modus operandi” utilizado por los actores).
2. La identificación de las señales de alerta que se presentan durante el desarrollo de un acto de corrupción.
3. El mejoramiento de los controles a partir del análisis de las señales de alerta analizadas.
Tipología No. 4 ALIANZAS “ESTRATÉGICAS” PARA BENEFICIO PARTICULAR
Acuerdo entre directivos de entidades para nombrar en altos cargos a familiares. Esta tipología se refiere al acuerdo entre los directivos de dos entidades públicas para favorecer con nombramientos en cargos directivos a miembros de su familia.
De esta manera se constituye nepotismo sin violar las disposiciones legales, pues los familiares del directivo de una entidad son nombrados en la otra entidad, y viceversa. En la práctica, las dos entidades reproducen una estructura administrativa idéntica y se presiona de manera innecesaria su crecimiento, pues la intención de los involucrados es favorecer cada vez a más personas de su círculo de amigos y familiares. El intercambio de “favores” se mantiene en el tiempo, sin que se ponga en duda la idoneidad de las personas contratadas y el posterior desempeño en sus cargos.
SEÑALES DE ALERTA ALIANZAS “ESTRATÉGICAS” PARA BENEFICIO PARTICULAR
Si usted observa varias de estas señales de alerta, puede estar presenciando esta tipología en su entidad u organización:
• Evidencias de familias enquistadas en la estructura administrativa de la entidad, burlando los procesos meritocráticos (Nepotismo).
• Persecución laboral a algunos funcionarios con el fin de presionar renuncias y por esta vía abrir nuevas vacantes en la entidad.
• Creación de nuevos cargos que no corresponden con las necesidades reales de la entidad, o con funcionarios de planta que podrían ser encargados.
• Deficiencias en los manuales de funciones, perfiles muy amplios y no afines a las funciones del cargo.
• Modificaciones frecuentes e injustificadas de las tablas de honorarios, o desconocimiento de las mismas a la hora de determinar los honorarios de las personas que se vincularán.
• Alteración de los procesos de selección (ej. Alteración de los soportes de las hojas de vida) y evaluación del desempeño de las personas favorecidas.
• Contratación de personas que no cumplen con los perfiles requeridos para los cargos en cuestión y quienes demuestran posteriormente una evidente incompetencia en el ejercicio de sus funciones.
• Reproducción de esquemas de dirección y estructuras administrativas idénticas, incluso en entidades con importantes diferencias entre sí.
• Evidencias de alteración en el clima organizacional como consecuencia del trato diferenciado y otorgamiento de prebendas a ciertos funcionarios (Ej. Excesiva flexibilidad en el horario y en el desarrollo de actividades a cargo de algunos funcionarios, trato especial o familiar, facilidad de ingreso a las oficinas de los directivos de la entidad, etc.).
• Encubrimiento del ausentismo y el incumplimiento de las responsabilidades de algunos funcionarios “intocables” por parte de quienes ejercen la supervisión de sus contratos.
• Visitas frecuentes del directivo de la otra entidad, sin que haya razones institucionales para que éstas se realicen.
ACCIONES DE PREVENCIÓN ALIANZAS “ESTRATÉGICAS” PARA BENEFICIO PARTICULAR
Tenga usted en cuenta los siguientes consejos para prevenir y corregir estas conductas:
• Desarrollar una actualización completa e independiente del manual de funciones.
• Definir un período fijo del manual de funciones, de acuerdo a las metas y proyectos de la entidad.
• Realizar estudios de cargas laborales y someter la creación de cargos a cuerpos colegiados.
• Desarrollar bancos de hojas de vida a partir de los cuales se vinculen personas, conforme a procesos meritocráticos.
• Crear comités de convivencia para hacer seguimiento al clima organizacional e identificar posibles fuentes de descontento relacionadas con el trato diferencial de los funcionarios.
• Fortalecer las funciones de supervisión y de evaluación del desempeño de los funcionarios y contratistas de la entidad.
• Promover procesos de rotación del personal para evitar el enquistamiento dentro de la estructura administrativa de la entidad.
• Dar traslado oportuno a los órganos de control cuando se encuentre mérito para el inicio de investigaciones.
• Establecer controles para el ausentismo de los funcionarios y aplicar acciones disciplinarias efectivas.
• Solicitar al funcionario una declaración juramentada de los familiares que están vinculados en otras entidades.
• Establecer mecanismos internos y externos para la recepción y trámite de las denuncias que se presenten.
• Vincular a organizaciones sociales y a la ciudadanía en general en los procesos de nombramiento de los cargos directivos de la entidad.
• Garantizar el seguimiento de las oficinas de control interno a los procesos de nombramiento de los cargos del nivel directivo de la entidad.
• Solicitar el acompañamiento de los entes de control en los procesos de nombramiento de los cargos del nivel directivo de la entidad.
Tipología No. 5 OFRECIMIENTO Y PAGO DE “COIMAS”
Ofrecimiento y pago de sobornos a funcionarios públicos por parte de un proponente/contratista. Esta tipología se refiere al pago de “coimas” o sobornos por parte de un proponente/ contratista a funcionarios públicos que favorecieron a un particular en un proceso de licitación y a funcionarios públicos que omitieron su función de control. El particular acuerda con los funcionarios públicos el pago de un monto específico como recompensa por el direccionamiento del proceso precontractual (a través del amañamiento de los pliegos de condiciones y de la evaluación de las ofertas), dando como resultado su adjudicación a una empresa que no cumple con los requisitos solicitados, violando de manera flagrante los principios de selección objetiva, transparencia e igualdad del estatuto de la contratación pública. Posteriormente y con el propósito de no ser sancionado por incumplimiento, el particular paga un soborno a un funcionario de un organismo de control para que éste no ejerza su labor. Los servidores públicos corruptos pueden recibir el pago del soborno a nombre de un tercero cercano suyo, en especie con bienes que pueden ser explotados legal y permanentemente o ser renegociados.
Igualmente pueden constituir una fiducia de administración y pagos con el fin de realizar pagos periódicamente con los rendimientos producidos con la inversión realizada. El principal objetivo es aprovechar el aparente anonimato que le da el hecho de que sea una sociedad la que hace los pagos. Pago del soborno en especie para su explotación legal.
SEÑALES DE ALERTA OFRECIMIENTO Y PAGO DE “COIMAS”
Si usted observa varias de estas señales de alerta, puede estar presenciando esta tipología en su entidad u organización:
• Existencia de evidencias que soportan que hubo una comunicación previa con proponentes por fuera de los canales establecidos por la entidad.
• Determinación de una única persona para la estructuración y evaluación de las propuestas que se presentan a la entidad, a veces sin que esa persona cumpla con el perfil requerido para realizar esta labor.
• Cambio sustancial de las condiciones y/o requisitos de la etapa precontractual para el cumplimiento del mismo objeto del contrato.
• Marcado interés particular de algún evaluador por una propuesta en particular, cuando existen otras en igualdad de condiciones.
• Adjudicación del contrato a un proponente que no cumple con los requisitos solicitados en el pliego de condiciones.
• Existencia de relaciones cercanas (amiguismo) entre funcionarios responsables y proponentes.
• Cambios de decisiones injustificados durante en la etapa precontractual.
• Adjudicación de varios contratos al mismo contratista, incluso cuando éste ha cambiado su razón social o la transforma en varias empresas.
• Incumplimientos contractuales reiterados de las responsabilidades del contratista.
• Omisiones en la labor de control y sanción por parte de la entidad contratante o de la autoridad competente.
•Cambios de comportamientos habituales en los funcionarios públicos, demostrando especialmente un status económico distinto e injustificado.
Si además puede determinar que estas otras señales de alerta se están presentando, está usted también frente a una operación de lavado de activos:
• Cambios repentinos en el estilo de vida de los funcionarios sin que dichos cambios sean acordes con sus salarios (Ej. Consumo de bienes de lujo por parte de los funcionarios). El Servidor público, familiar o persona cercana a éste, que de repente ejerce directamente o través de terceros actividades económicas a las que era ajeno hasta hacía poco tiempo.
• El dinero es retirado de las cuentas bancarias mediante el giro de cheques a favor de varios beneficiarios, quienes generalmente endosan los mismos, y los cheques son finalmente cobrados por un grupo reducido de personas.
• Pagos realizados a través de una fiducia de administración y pagos a terceros que no tienen relación con el objeto principal del contrato.
• Pagos relacionados previamente para que sean cancelados en cheques sin restricción para su circulación o cobro.
ACCIONES DE PREVENCIÓN OFRECIMIENTO Y PAGO DE “COIMAS”
Tenga usted en cuenta los siguientes consejos para prevenir y corregir estas conductas:
• Fomentar la celebración pública de pactos de transparencia (con un compromiso expreso de no pagar ni solicitar sobornos) entre la entidad, los proponentes, los organismos de control, las veedurías, gremios y demás interesados en el proceso al momento de la entrega de las propuestas.
• Fortalecer los mecanismos para la identificación, investigación y sanción de las actuaciones irregulares de los funcionarios responsables de los procesos de contratación.
• Definir de manera clara roles específicos de los funcionarios en los procesos.
• Garantizar el cumplimiento de los protocolos para la documentación de los procesos, con el fin de facilitar la transparencia y trazabilidad de los mismos.
• Garantizar la rotación del personal responsable de estructurar, evaluar y supervisar los procesos de contratación de la entidad.
• Fortalecer las competencias técnicas y humanas de los funcionarios de la entidad.
• Diseñar y poner en marcha controles preventivos y correctivos en los procesos de contratación, conforme a los mapas de riesgos contractuales levantados por la entidad para cada uno de los procesos en cuestión.
• Diseñar y poner en marcha mecanismos para la emisión de alertas tempranas que permitan identificar oportunamente las irregularidades y tomar decisiones que protejan los intereses de la entidad.
• Generar incentivos para los funcionarios que adelantan las funciones de supervisión, atados a la oportuna presentación de los informes de supervisión.
• Diseñar y poner en marcha los planes de auditoría contractual, con la participación de la oficina de control interno y de los órganos de control competente.
• Hacer seguimiento al origen de los bienes de los funcionarios y revisión periódica de las declaraciones de bienes y rentas de los funcionarios.
• Unificar los criterios de evaluación de los procesos, con el fin de cerrar el espacio a posibles decisiones discrecionales por parte de los funcionarios públicos involucrados, como, por ejemplo, el establecimiento previo y objetivo de los criterios de desempate.
• Conformar un grupo con funcionarios de varias áreas para la estructuración y desarrollo de los procesos contractuales.
• Establecer medios formales de comunicación entre la entidad y los proponentes.
• Realizar seguimiento y actualización periódica de los mapas de riesgos de la entidad, con el fin de establecer controles efectivos.
Esta información puede servir de guía que ayude a construir un Sistema de Cumplimiento efectivo.
Fuente: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN
