El pasado 20 de enero del año en curso, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada emite circular externa, donde se recuerda a los vigilados que deben dar cumplimiento a las disposiciones en materia de nómina electrónica, de modo que todos los servicios de vigilancia y seguridad privada que cuenten con personal vinculado mediante relación laboral, legal y reglamentaria deberán acreditar ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada el cumplimiento del pago salarial, prestacional y demás erogaciones laborales, a través del soporte de pago de nómina electrónica en los siguientes términos:
- Deberá reportarse de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
- Deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado.
- Deberá consignar la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte.
- Cuando se presenten novedades dentro del periodo de pago a reportar como novedades del periodo.
- El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5, o aquella que lo modifique complemente o sustituya:
- Estar denominado.
- Identificación completa del sujeto obligado.
- Identificación del beneficiario del pago.
- CUNE.
- Numeración consecutiva.
- Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
- El medio de pago utilizado.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto obligado.
- Identificación del software.
- El documento soporte pago de nómina y las notas de ajuste del mismo, deberán cumplir con las políticas de tratamiento de datos personales.
- El período de conservación de los documentos de soporte de nómina y las notas de ajustes, será mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.
- Tratándose de asociados a cooperativas de trabajo asociado, las relaciones de trabajo se rigen por los correspondientes regímenes de trabajo asociado o de compensaciones, según el caso, sin embargo, se exhorta a adoptar mecanismos similares a los mencionados con anterioridad.
Fuente: Circular Externa 20231300000185 Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
