El 1 de octubre de 2021 fui honrado con una amable invitación que me ha hecho la Asociación Colombiana de Empresas de Seguridad ASOSEC, para participar en el Segundo Simposio de Seguridad, como evento semipresencial que se desarrolló en la hermosa ciudad de Barranquilla en Colombia, con la conferencia “Los cambios de contexto producto de la pandemia ¿son una amenaza o una oportunidad para los servicios de vigilancia y seguridad privada?”. Múltiples situaciones hemos afrontado desde el mes de marzo del año 2020 cuando inicio el aislamiento obligatorio que llevo a unas contracciones severas en las operaciones que afectaron con suma intensidad factores económicos, sociales, y de salubridad.
Además fui testigo de la cancelación de múltiples servicios de vigilancia y seguridad privada que en muchas ocasiones se hicieron como una medida de ahorro en empresas y sectores habitacionales como una medida de sobrevivencia, que llevaron también al sector de la vigilancia y seguridad privada a unos retos bien interesantes.
Ahora bien, cuando se desarrollaron a partir de la protesta social que derivaron en actos de vandalismo y de terrorismo en varias ciudades del país, llevaron a las solicitudes de servicios por encima de un 300% de la capacidad que se tenía y ni hablar con los retos que se tienen en la actualidad con una delincuencia cuya percepción es alta. Esto plantea oportunidades que bien comprendidas y adaptadas a unos servicios competentes y de calidad, muy seguramente veremos un fortalecimiento del sector.
En esa tarea de preparar esta ponencia y luego de abordar varios interrogantes, me parece importante poder compartirles los pasos a tener en cuenta cuando se planea, se desarrolla, se monitorea y se mejora un Plan de Continuidad de Negocios, para TODOS los sectores de la siguiente manera:
1. Determinar el Propósito y alcance del Plan de Continuidad de Negocios y selecciona al líder y equipo responsable de llevarlo a cabo
- Propósito: Debe ser muy claro, debe explicar por qué se implementará el Plan de Continuidad del Negocio, lo que busca proteger en la operación de su empresa ante disrupciones, desastres o accidentes.
- Alcance: Establecer los procesos de la empresa se desarrollará el Plan, se puede limitar el alcance del PCN a sectores clave (o áreas esenciales) de la empresa.
- Liderazgo en el PCN: Se debe nombrar un líder para el Plan, quien tendrá la iniciativa en las actividades del PCN en toda la organización.
- Actividades empresariales esenciales y los riesgos que éstas pueden enfrentar El propósito del PCN es proteger a la organización y sus negocios aún si sucede una disrupción, desastre o accidente y como consecuencia, la operación se vea afectada.
2. Determinar las Actividades Prioritarias de tu empresa y los Tiempos de Recuperación Ideales
La primer tarea en este paso es considerar cuál es el producto o servicio que sustenta a la organización, en caso de que un evento critico afecte las operaciones de la empresa se debe tener identificado cual es el producto o servicio cuya recuperación se considera prioritario, cual es la actividad que genera el producto que encabeza la lista de ventas, cuál local es el que vende más dentro de la organización, estas actividades esenciales dentro de tu empresa se llaman Actividades Prioritarias.
Como segunda tarea, se debe conocer el tiempo del impacto (cronología) de la interrupción total de las principales actividades enumeradas. Establecer cuanto tiempo se considera que transcurriría para que la interrupción de dichas actividades se vuelva inaceptable para la organización, a este periodo se le conoce como Periodo Máximo Tolerable de Interrupción y que debe hacerse para que la organización reinicie su operación de nuevo en el menor tiempo posible.
La tercera tarea que debemos realizar es determinar la línea de tiempo del impacto de una interrupción absoluta, es decir cuál es el tiempo que transcurriría para que la interrupción de dichas actividades se vuelva inaceptable para la organización, a este periodo se le conoce como Periodo Máximo Tolerable de Interrupción, este se considera como el último momento en que la empresa reanudaría las actividades esenciales antes de llegar al peor escenario en el cual terminaría en el cierre.
3. Determinar qué necesitas para la continuidad de tus Negocios
Las Actividades Prioritarias (AP) dependen de diversos recursos internos y externos, en caso de una interrupción de nuestro negocio se requiere que dichos recursos estén disponibles y listos de modo que puedan reanudarse esas AP. Es en este paso que se debe identificar y enumerar los recursos necesarios, en las siguientes tareas se deberá evaluar los riesgos que pueden enfrentar dichos recursos, así como sus vulnerabilidades, considerar qué medidas son necesarias para protegerlos, garantizar su disponibilidad, o preparar opciones alternativas.
4. Evaluación de Riesgos- Conozca sus escenarios de riesgos
Se debe identificar claramente cuáles riesgos pueden amenazar seriamente la organización, lo ideal es crear una lista de estos riesgos y analizar de cuáles deben tomar medidas con alta prioridad para prevenir daños lo más posible, además se debe analizar y estimar en qué medida los recursos esenciales se pueden malograr si estos riesgos se llegaran a materializar y cuánto tiempo se tardaría la recuperación, estos tiempos se deben comparar con los Tiempos Ideales de Recuperación que se estableció en el Paso 2, determinando que recursos son críticos para evitar los peores escenarios.
5. No olvidar protección previa al desastre y métodos de mitigación
En este paso se incluye la protección o mitigación de los daños causados por la disrupción para que se pueda retornar a las Actividades Prioritarias lo antes posible de acuerdo a los Tiempos Ideales de Recuperación, las medidas de protección y mitigación consisten, principalmente, en estrategias a tomar antes del incidente para prevenir, pero también puede tratarse de medidas a tomar para contener y minimizar los daños.
6. Respuesta de Emergencia ante el desastre
Cuando hay una interrupción de actividades, se debe estabilizar la situación y eliminar los peligros, proteger a las personas, a las propiedades y la operación. Lo anterior debe hacerse inmediatamente para prevenir que una situación de emergencia se convierta en una crisis incontrolable. La primera prioridad es proteger y rescatar a las personas, las siguientes prioridades serían eliminar las amenazas, proteger los bienes y equipos y prevenir más daños y desastres secundarios.
7. Estrategias para Continuidad de Negocios Temprana
En este paso se involucra la planificación e implementación de estrategias de continuidad y reanudación de Actividades Prioritarias y regresar a operaciones normales. Las estrategias de continuidad se centran en reestablecer las actividades prioritarias inmediatamente, usando medidas alternativas o temporales. Se trata de recuperar las operaciones para que estén de igual nivel que antes del incidente.
Estrategia 1: Reanudar tus Actividades Prioritarias en la localidad afectada.
En la etapa prematura del plan de recuperación se debe decidir dónde reanudar las operaciones principales la organización. Una estrategia es continuar en la zona perjudicada por el desastre y la otra es buscar un sitio alternativo, es necesario considerar las dos estrategias y tener las opciones. Se debe restablecer los recursos averiados, los edificios, equipos y maquinarias pueden requerir reparación y tal vez la asistencia se compañías externas para ello, los servicios públicos como electricidad, gas y agua son necesarios para resumir operaciones, recuperarlos pueden ser clave para que la organización pueda reasumir actividades, por ello se debe estimar cuando se restablecerán esos servicios.
Estrategia 2: Reanudar tus Actividades Prioritarias en una localidad alterna (puede ser dentro de tus instalaciones o fuera).
Se debe considerar tener un lugar alternativo para continuar operaciones y revisar si hay suficiente distancia entre tu lugar actual y el alternativo para que sean pocas las probabilidades de ser impactados por el mismo evento o disrupción, esta estrategia requiere que todos los recursos necesarios para continuar las Actividades Prioritarias también estén accesibles en la locación alternativa, también se debe considerar las alternativas del traslado de la mercancía y del personal a este nuevo lugar. Es importante desarrollar una buena relación con los asociados de negocio ya que se necesitará de su apoyo, además de buscar la cooperación de socios externos, incluso de tu competencia.
Estrategia 3: Reanudar las AP con métodos alternativos.
Esta estrategia se puede utilizar tanto en la localidad afectada como en la localidad alternativa de continuidad, se refiere a buscar formas alternativas y creativas para no interrumpir la operación, por ejemplo: el equipo viejo que tienes guardado reemplaza al equipo nuevo dañado en el desastre, o el trabajo manual reemplaza a las máquinas, se debe seleccionar los métodos que puedan servir en sus operaciones, también deberás considerar qué tipo de asistencia requieres de socios externos.
8. Estar preparado financieramente
En este paso se reconoce las condiciones financieras de la organización en caso de una emergencia y preparar las medidas necesarias con anticipación para evitar el cierre aun cuando se interrumpan los ingresos. Si se suspenden las operaciones de la empresa, perderá ingresos, pero seguirá teniendo los gastos corrientes y si las instalaciones sufrieron daños, se deberá pagar los costos de recuperación. Se debe determinar cuánto dinero necesitaremos para mantener a la empresa después de un desastre y considerarás las medidas que puedes tomar para completar la falta de presupuesto. Factores claves a considerar en tu análisis financiero incluyen:
- Entender cuánto bajarán los ingresos por la interrupción de las operaciones
- Estimar cuánto dinero se necesita para cubrir los costos de recuperación
- Reconocer cuántos gastos corrientes seguirás teniendo mientras dure la interrupción
- Calcular cuánto se necesita para completar los fondos necesarios.
NOTA: es recomendable que las compañías guarden una reserva equivalente a un mes de utilidad.
9. La práctica hace que el plan sea funcional
Planificar y ejecutar son dos tareas muy diferentes. El Plan de Continuidad de la organización debe ser efectivo para responder a la emergencia, el propósito de ejercitar el plan, es asegurarse que el este funcionara efectivamente y que puede cumplir sus objetivos, practicarlo tiene además como intención empoderar al personal y proveerlos con la educación y entrenamiento que refuerce sus conocimientos y experiencia. Hay muchos tipos de ejercicios que puedes llevar a cabo. Es recomendable que se realice ejercicios que se consideren necesarios y realistas, se puede incrementar los niveles de complejidad de los ejercicios de prueba y adaptarla a diferentes escenarios para mejorar las capacidades de continuidad de Negocios de la organización.
10. Revisión continua y mejoramiento del Plan
Para hacer que el Plan de Continuidad de Negocios más efectivo, se debe monitorear y revisar las actividades antes, durante y después del evento disruptivo. El proceso de revisión debe realizarse periódicamente, por lo menos una vez al año. Si hay algún cambio en la dinámica o contexto de la organización, como cambio de proveedores, cambio de actividad prioritarias, sistema IT, locación entre otros deben ser reflejados en el Plan de Continuidad de Negocios. Estas revisiones internas normalmente las hace el equipo del PCN, los lideres de procesos de la empresa y el grupo de control interno. La Revisión de la Gerencia, además del proceso de revisión y verificación del Plan de Continuidad del Negocio, la gerencia de la empresa debe revisar el plan anualmente y asegurarse que se ha planificado y está listo para ejecutarse efectivamente.
Fuente: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN
