Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad

Aspectos relevantes a tener en cuenta

Los riesgos conductuales de nuestros funcionarios ante una débil aplicación (principalmente por ellos) de los valores en sus actuaciones, nos pueden llevan a situaciones irregulares y muchas veces hasta ilegales. Ni hablar cuando se presentan actos de conspiración, que buscan hacerle daño a compañeros, a la organización, a las partes interesadas, sin ser en muchas ocasiones conscientes de las consecuencias que les pueden acarrear. Actos que facilitan el Lavado de Activos (Blanqueo de Capitales), Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, Corrupción, Soborno, Fraude, Hurto, Violación de Datos Personales, Ciberdelitos, Contrabando, entre otros, son riesgos que en la actualidad tienen una regulación directa en aspectos de anticipación y para esto desarrollamos sistemas de prevención, que han llevado a las organizaciones a contemplar los Sistemas de Cumplimiento (Compliance) para garantizar no incurrir en incumplimiento normativo obligatorio y/o adopciones voluntarias. _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

Irregularidades / Ilegalidades

Una creencia, que no es tan cierta, la tenemos cuando las empresas que enfrentan denuncias de irregularidades/ilegalidades en principio creemos que no estarían expresamente obligadas por la legislación a realizar una investigación interna; la realidad es que hoy tenemos consecuencias penales, administrativas, disciplinarias, laborales, reputacionales, etc., y ante la ausencia de estas nos dejan expuestos a sanciones. _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

La Investigación

La investigación es considerada una actividad humana, orientada a la obtención de nuevos conocimientos y su aplicación para la solución a problemas y/o interrogantes. En cuanto a la investigación interna corporativa, podemos referirnos al proceso para descubrir o conocer las circunstancias que rodearon un hecho, mediante la recopilación, análisis y evaluación de información dentro de una empresa para obtener una comprensión profunda de sus operaciones, procesos, recursos humanos, finanzas y cualquier otro aspecto interno relevante. Esta forma de investigación se realiza dentro de la organización y suele tener como objetivo mejorar la eficiencia, identificar áreas de mejora, gestionar recursos de manera más efectiva y tomar decisiones estratégicas basadas en datos internos. _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

Una investigación bien enfocada le permitirle a la organización descubrir los hechos relevantes y estar en una buena posición preventiva para detener de manera efectiva la irregularidad. Basados en el resultado de la investigación podrán determinar qué estrategias y acciones potenciales están disponibles para obtener
el control de la situación (frente a posibles investigaciones externas) con el objetivo de restringir la exposición de la organización y sus integrantes. _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

Que tener en cuenta para adelantar una Investigación Interna Corporativa de Cumplimiento

Un lineamiento que tenemos en la actualidad por ejemplo en las investigaciones internas de cumplimiento, la encontramos en la guía sobre la evaluación de programas de cumplimiento corporativo emitida por el Departamento de Justicia de los EE. UU. en 2017, donde incorpora una serie de preguntas con relación a los
“Reportes confidenciales e investigaciones “. Con respecto a la efectividad del sistema de denuncias internas, la guía recomienda evaluar es:

• ¿Cómo ha recopilado, analizado y utilizado la información de sus mecanismos de denuncia?
• ¿Cómo ha evaluado la seriedad de las acusaciones que recibió?
• ¿La función de cumplimiento ha tenido pleno acceso a la información de los
• reportes e investigaciones?

En particular, respecto a las investigaciones internas, la guía recomienda preguntarse:

• ¿Cómo ha asegurado la organización que las investigaciones hayan tenido el alcance adecuado, hayan sido independientes, objetivas, se hayan llevado a cabo correctamente (especialmente que estén dentro del marco de la ley) y estén debidamente documentadas?

Con respecto al resultado de las investigaciones internas:

• ¿Se ha identificado la causa raíz de la irregularidad, las vulnerabilidades del sistema y las fallas en la rendición de cuentas, incluso entre los altos ejecutivos?
• ¿Cuál ha sido el proceso para responder a los hallazgos de la investigación interna?
• ¿Qué tan alto en la empresa llegan los hallazgos de la investigación?

En cuanto a la ISO/TS 37008:2023, Investigaciones internas de organizaciones – Orientaciones, encuestas internas de organizaciones – Recomendaciones, nos indica que el no disponer de las capacidades necesarias para llevar a cabo investigaciones internas y/o no realizarlas puede tener efectos adversos para una organización, como poner en peligro la eficacia del sistema de gestión del cumplimiento, no proteger su reputación y no detectar ni contrarrestar las irregularidades. Esta especificación técnica nos recuerda que la investigación interna forma parte integrante de la gestión de las organizaciones. La investigación
interna es un proceso profesional de determinación de hechos, iniciado por o para una organización, con el fin de establecer los hechos en relación con una supuesta o presunta irregularidad, mala conducta o incumplimiento (como soborno, actividades fraudulentas, acoso, violencia o discriminación). Las investigaciones internas permiten a una organización: _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

• Tomar decisiones informadas si se han infringido leyes, reglamentos, códigos del sector, políticas internas, procedimientos, procesos, la política de cumplimiento corporativa y/o los valores y la ética de la organización.
• Comprender la causa o causas que provocaron los incumplimientos mencionados.
• Determinar si una alegación o preocupación está fundamentada o no.
• Evaluar las pérdidas financieras de una organización.
• Mitigar la responsabilidad de la organización y/o de sus directivos.
• Establecer y aplicar las medidas paliativas necesarias para evitar que se produzcan conductas similares.
• Reforzar la cultura de cumplimiento y ética de la organización.
• Informar externamente a las autoridades pertinentes (fuerzas y cuerpos de seguridad, órganos judiciales, reguladores u otros órganos prescritos a ley o la normativa) o a las partes interesadas pertinentes cuando sea necesario.
• Tomar decisiones sobre sanciones a directivos y/o empleados e inhabilitación para trabajar con terceros implicados en conductas poco éticas. _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

Que tener en cuenta para adelantar una Investigación Interna Corporativa de Seguridad

Al presentarse un evento en la organización, el primer paso que suele darse en este tipo de investigación interna es la identificación de los hechos, identificando las circunstancias de tiempo, modo y lugar, todos los interesados involucrados en los hechos (procesos y personas), elementos materiales probatorios, pruebas y de ser el caso evidencias relacionadas con los hechos. El segundo paso es la asignación del líder de la investigación. Esto es importante no sólo para crear un entorno de cumplimiento dentro del marco de la ley, sino también para intentar asegurar la eficacia de la investigación. Los elementos deben tenerse en cuenta para adelantar una investigación exitosa son: _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

• COMPROMISO real y efectivo por parte de la Gerencia / Alta dirección de la organización, que garantice un apoyo total a la labor de la investigación y toma de decisiones oportunas.
• Tener unos OBJETIVOS CLAROS y REALIZABLES para ejecutar la actividad de investigación, esto garantizará una línea neutra a seguir.
• Definir una ESTRATEGÍA BIEN CONCEBIDA por parte del equipo investigador facilitara la ejecución con la efectividad esperada.
• Una investigación debe también tener una DURACIÓN BIEN CALCULADA, la efectividad dependerá en mucha medida de este alcance y el acierto en la toma de decisiones también.
• La competencia en los investigadores es vital, por eso la COMBINACIÓN ADECUADA DE RECURSOS Y EXPERIENCIA garantizara el éxito.
• Es perentorio que todas las actividades que se desarrollen y EJECUTEN siempre ACORDE A LA LEY.

Luego de tener claridad sobre los elementos que garanticen el éxito

Ahora revisemos cuales son las CUALIDADES que debemos desarrollar en una investigación, entre las que tenemos que la INVESTIGACIÓN debe ser: _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

• OBJETIVA: Manteniéndose integro y enfocándose en el uso de la hipótesis investigativa racional, evitando cuidadosamente la intervención del prejuicio.
• EXAHUSTIVA: Seguir todas las pistas relevantes hasta su conclusión lógica y centrarse en la corroboración de todos los hallazgos clave de la investigación.
• RELEVANTE: Determinar eficazmente la relevancia de la información, considerando un espectro adecuado y la profundidad de detalles, sin recolectar tantos datos que confundan los hechos del caso y empantanen la
• investigación o, incluso, oscurezcan la verdad.
• EXACTA: La credibilidad de la fuente, ya sea una evidencia humana, física o electrónica, o el resultado de una observación o vigilancia.
• OPORTUNA: Capacidad para completar rápidamente una investigación, y para resistir la presión de fuerzas externas que inapropiadamente, apuran o demoran un caso, dañando así la calidad de la resolución.

Luego de establecer la clase y tipo de investigación

Es importante definir en primera instancia cual será el OBJETIVO se debe tener en cuenta al preparar una metodología se debe tener en cuenta las siguientes Fases: _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}

• Conocimiento del evento/hecho.
• Formulación de hipótesis.
• Planeación de la investigación.
• Plan de trabajo.
• Desarrollo investigativo.
• Consolidación de los elementos materiales probatorios, pruebas y evidencias.
• Informe de investigación

Para concluir:

Se hace necesario un equipo de trabajo para adelantar la investigación, recordemos que equipo de trabajo es el grupo de personas con habilidades y destrezas complementarias, investigadores comprometidos con políticas, estrategias y metas comunes por las cuales son mutuamente
responsables. _{(Investigaciones Internas de Cumplimiento y Seguridad)}
La elaboración de un plan de investigación implica un trabajo en equipo, no un trabajo y esfuerzo individual, es necesario que el líder asignado a la investigación realice una labor en equipo que oriente la investigación desde el primer momento, la experiencia y destreza combinadas representan un valor agregado de vital
importancia para la investigación.
El trabajo en equipo debe tener las siguientes características:

• Debe primar el respeto y la confianza entre el investigador y su equipo sin importar que sean directos por la organización o estén en misión, contratados por labor definida.
• Debe existir un buen canal de comunicación.
• No debe comprometer la división de funciones que existe entre los integrantes del equipo (investigación operativa y técnica).

La labor desempeñada por los roles de cada miembro del equipo estará dirigidas a la obtención de medios cognoscitivos que demuestren la verdad verdadera del evento investigado.

Fuente: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN