Información de los IVA descontables, generado que fueron denunciados en las declaraciones de IVA o de INC durante el 2013

¿A quién corresponde desarrollar esta información?

El reporte sobre IVA descontables lo realizarán todos aquellos reportantes que hayan debido elaborar la información sobre pagos a terceros, literal “e” del artículo 631, formato 1001 (ver el numeral 3.2 de esta publicación), siempre y cuando en el 2013 hayan presentado una o varias declaraciones de IVA (bimestrales, cuatrimestrales o anual) solicitando en ellas valores por IVA descontables o hasta valores del Impuesto Nacional a la Gasolina y el ACPM del cual una parte también se podía haber llevado como IVA descontable.

El reporte sobre IVA generados, o hasta del Impuesto Nacional al Consumo generado (INC) lo realizarán aquellos reportantes que hayan debido elaborar la información sobre ingresos recibidos en el año 2013, literal “f” del artículo 631, formato 1007 (ver numeral 3.6 de esta publicación), siempre y cuando en el 2013 hayan presentado una o varias declaraciones de IVA (formulario 300), o una o varias declaraciones del INC (formulario 310) y en ellas se haya reportado IVA o valores por INC generados.

¿Cuál información se solicita?

Se solicita informar el detalle de la totalidad de terceros con los cuales se originaron los valores por IVA descontable que se llevó a las declaraciones del IVA durante el 2012 (incluido el IVA descontable que se originaba de las devoluciones en ventas, o hasta el valor que del Impuesto Nacional a la Gasolina y el ACPM se pudo tomar como descontable). Este informe se llevaría al formato 1005 versión 7 (utilizado en los reportes del año 2012).

En cuanto al detalle de los terceros con los cuales se originó el IVA llevado como IVA generado a las declaraciones del 2013 (incluido el IVA generado que surgía de las devoluciones en compras), y el detalle sobre el INC generado llevado a las declaraciones  (del INC) del 2013, en ambos casos se exige reportar a los terceros con los cuales se generaron dichos impuestos, pero solo si el ingreso base que generó el IVA, o el valor de las devoluciones en compras que dieron lugar a IVA generados, o el Ingreso neto que generaba el INC, fueron iguales o superiores a $1.000.000. Este informe se llevaría al formato 1006 nueva versión 9.

Para efectos de ambos reportes, si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2013 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales; o si durante el 2013 actuó como mandante en contratos de mandato o fue miembro de un consorcio o unión temporal, no deben reportar los IVA ni los INC generados, ni los IVA descontables que figurarían en la contabilidad y en las declaraciones de IVA o del INC del 2013, pero que fueron originados en las operaciones hechas a través de dichas figuras, pues tales IVA o INC generados e incluso IVA descontables serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, o por el consorcio o unión temporal. Ellos lo harán usando los formatos especiales 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055 mencionados en los artículos 29, 30 y 31 de la Resolución 273 (ver parágrafo 1 del artículo 29, parágrafo 2 del artículo 30 y parágrafo 1 del artículo 31 de la Resolución 273). Por tanto, la persona o empresa solo reportará el IVA o INC que generaba directamente, o el IVA que pagaba directamente sin intervención del intermediario. La resolución no aclara lo que pasaría si el mandatario, el consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos eran personas o entidades que antes de diciembre 10 de 2013 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del artículo 20 Resolución 273). En este caso es obvio que el mandatario, o el consorcio, o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregarían los reportes y le correspondería hacerlo a los mandantes, o a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

En relación con el reporte de IVA descontables que se llevaría al formato 1005, se debe comentar que si se tienen IVA descontables que nacían como contrapartida del hecho de que el reportante practicó durante el año 2013 retenciones de IVA a personas no domiciliadas en Colombia, estos se reportarán con el NIT que la persona o empresa no domiciliada en Colombia emplea en el exterior. Si no usan NIT en el exterior, se les asignaría un seudo-nit de los que van en el rango 444444001 a 444449000, y “tipo de documento-43”. A ninguno de los terceros se les pone direcciones ni códigos de países. Recuerde que cuando alguien no domiciliado en Colombia llega a prestar servicios dentro de Colombia, el IVA debe figurar relacionado en el contrato suscrito con el no domiciliado y dicho contrato hace las veces de factura. Recuerde también que sobre este tipo de IVA descontable con los no domiciliados en Colombia, es obligación del pagador en Colombia practicar la retención de IVA del 100% (ver parágrafo del artículo 437-1 del E.T.).

Además, respecto al reporte de los IVA descontables, el artículo 25 de la Resolución 273 vuelve a incluir el inciso que también figuró en los reportes del 2012 y que dice:

“El valor del impuesto sobre las ventas descontable correspondiente al valor del impuesto sobre las ventas generado de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas del año gravable 2013, se informará tal como fue reportado con ocasión del impuesto generado.”

Esta instrucción indica que si las empresas primero habían generado su IVA con documentos equivalentes a factura como los tiquetes de máquina registradora en los cuales no hay nombre del cliente y por tal razón reportan tanto el ingreso como el IVA generado con el seudo-nit 222222222, de modo que si debieron registrar alguna devolución sobre este tipo de ventas y por consiguiente un “IVA descontable por devolución en ventas”, este IVA descontable sí se podría reportar usando el seudo-nit 222222222 y el valor irá en la columna especial con la que cuenta el formato 1005, la columna para “IVA descontable por devolución en ventas”. Por esta razón ahora el prevalidador tributario de la DIAN permite que en el formato 1005 puedan existir registros con el seudo-nit 222222222, pues hasta los reportes del año 2010 no lo permitía.

Igualmente, por el hecho de haber agregado la columna para reportar los “IVA descontables que surgen de una devolución en ventas”, la DIAN podrá subsanar el problema que se generaba hasta los reportes del 2010 cuando se debía reportar una devolución en ventas y el beneficiario era una persona natural o jurídica que simplemente es cliente de la empresa reportante, pero que nunca figura en el RUT de la DIAN como un responsable del régimen común facultado para generar IVA. En efecto, cuando el IVA de la devolución en ventas con este tipo de clientes quedaba reportado en la misma columna normal de los IVA descontables que efectivamente son facturados por empresas o personas del régimen común, la DIAN, por no conocer que este IVA se originaba de una devolución en ventas, podía malinterpretar que la persona natural o jurídica debía haber declarado estos IVA como generados.

Dicho problema o confusión, que en todo caso se podrá seguir presentando, radica cuando el reportante indique que tiene un “IVA descontable” en la columna de IVA normal, pero con una persona natural que pertenece al régimen simplificado. Obviamente este es un valor que figura como IVA descontable simplemente por el efecto que tienen las aplicaciones de las retenciones en la fuente a título de IVA asumidas con personas del régimen simplificado, y no porque esta persona lo haya facturado al reportante. En estos casos, como no hay nada que ayude a distinguir esta situación, cuando la DIAN vea los IVA descontables tomados por el reportante con estas personas, no podrá distinguir si fue que la persona natural les facturó el IVA descontable o si simplemente es producto de la mecánica de las retenciones de IVA asumidas con el régimen simplificado. Para solucionar esto se necesitaría que los registros en el formato 1005 usaran algún concepto diferenciador, pero estos no han sido diseñados. O quizás la DIAN sencillamente cruzará la información de este formato 1005 con la información sobre retenciones de IVA al régimen simplificado reportadas en el formato 1001, pues en éste existe una columna independiente para dicho tipo de retenciones de IVA.

En este punto conviene aclarar de qué forma se debió haber manejado durante el año el valor de los IVA que al final de cada bimestre, cuatrimestre o año se sometían al prorrateo ordenado en el artículo 490 del E.T., de forma que al final del año, al momento de hacer el formato 1005, estos IVA se reporten correctamente, ya sea porque quedaron finalmente formando parte del valor de los gastos y se reflejarían en el formato 1001, o porque se dejaron como IVA descontable y se reflejarían en el formato 1005.

En efecto, los IVA que se deben someter a prorrateo son solo los causados y/o pagados a un tercero y que se relaciona indistintamente con la generación de los ingresos excluidos, gravados y exentos del periodo. Por esta razón tales IVA son “transitoriamente” un IVA descontable, pero al final del bimestre, cuatrimestre o año, después  de hacer el prorrateo ordenado por el artículo 490 del E.T., se debe decidir cuál parte se deja como “IVA descontable” y cuál se reclasifica para registrarlo como mayor valor del costo o gasto. Al momento del prorrateo es cuando muchos deciden hacer un único registro en la cuenta de IVA, acreditando el valor que van a enviar hacia los costos y gastos y utilizando un solo tercer genérico o interno que se crea al interior de cada empresa, tales como “prorrateo”, o “DIAN”, y otros similares. Pero aquí es donde radica el error, pues al final del año, en la cuenta del IVA, no quedaría claro cuáles son los terceros que formaron IVA descontables (que se llevan al formato 1005) y cuáles los terceros cuyo IVA fue eliminado de la cuenta de IVA descontable y llevado como mayor valor de los costos y gastos. Además, cuando deban hacer el formato 1001, no sabrán a cuál(es) tercero(s) su IVA fue transitoriamente descontable, pero que finalmente se llevó al mayor valor del costo o gasto con dicho tercero. La única manera de solucionar estos impases es que en cada bimestre o cuatrimestre o año, al momento de decidir que un cierto monto del IVA transitoriamente descontable se debe llevar al costo o gasto, dicho monto se acreditará justamente con el NIT de uno o varios de los terceros que durante el periodo se registraron como IVA transitorios.

Para ilustrarlo, pensemos que durante el bimestre noviembre-diciembre de 2013 se hicieron en la cuenta “24080202-IVA descontable transitorio” los siguientes débitos:

LA X S.A., NIT 890.000.000                           $100.000 (por gasto de honorarios)

LA Y S.A., NIT 890.000.001                           $200.000 (por recibo de teléfono)

LA Z S.A., NIT 890.000.002                           $300.000 (por papelería)

Total IVA transitoriamente descontables   $600.000

Al finalizar el bimestre se establece que de los $600.000, un total de $500.000 se deben enviar a los costos y gastos, pues no se pueden tomar como IVA descontable en la declaración del IVA.

En este caso, el registro crédito de los $500.000 se puede hacer de la siguiente forma:

LA X S.A., NIT 890.000.000                     $100.000 (por gasto de honorarios)

LA Y S.A., NIT 890.000.001                     $200.000 (por recibo de teléfono)

LA Z S.A., NIT 890.000.002                     $200.000 (por papelería)

Cuenta	Nombre cuenta	Tercero	Db	Cr
51109501	IVA que se queda como mayor valor de los honorarios	LA X S.A., NIT 890.000.000	100.000
51359501	IVA que se queda como mayor valor de los servicios	LA Y S.A., NIT 890.000.001	200.000
51959501	IVA que se queda como mayor valor de los gastos diversos	LA Z S.A., NIT 890.000.002	200.000
24080202	IVA descontable transitorio	LA X S.A., NIT 890.000.000		100.000
24080202	IVA descontable transitorio	LA Y S.A., NIT 890.000.001		200.000
24080202	IVA descontable transitorio	LA Z S.A., NIT 890.000.002		200.000

Nótese que al acreditar la cuenta “24080202-IVA descontable transitorio” con los mismos NIT con que inicialmente fue debitada, se logra que al finalizar el año cada tercero en esta cuenta solo quede con el saldo de lo que sí fue finalmente tomado como IVA descontable en las declaraciones de IVA. En este ejemplo, solo el tercero “LA Z S.A.” quedaría con un saldo de $100.000 que es el que finalmente la empresa se tomó como IVA descontable.

Al mismo tiempo, al debitar en subcuentas especiales dentro de cada tipo de gasto, se logrará que al hacer el formato 1001 se pueda conocer el valor del costo o gasto con el tercero (por ejemplo, en los honorarios estaría entre las subcuentas 511005 hasta 511095) y el valor del IVA que se quedaba como mayor valor del respectivo tipo de gasto –en nuestro ejemplo estará en la subcuenta especial 51109501–, pues así es como se exige hacer los registros en el nuevo formato 1001. Además, si en el ejemplo anterior, el valor a acreditar en la cuenta del IVA transitorio no fueran $500.000, sino solo $20.000, se puede escoger cualquiera de los tres terceros del bimestre y al elegido se le haría su registro crédito por el valor de $20.000. Lo que siempre se deberá cuidar, es que al tercero que se escoja para hacerle la acreditación no vaya a quedar con saldo contrario.

En este punto es importante destacar que en el formato 1005 que se usará para reportar el detalle del IVA descontable quedarán reportados valores que realmente correspondían al nuevo “Impuesto Nacional a la Gasolina y el ACPM” (que solo lo cobran los productores a los distribuidores), pues la norma vigente en el 2013 permitía que quien lo pagara (el distribuidor) pudiera tomar hasta el 35% del mismo y tratarlo en efecto como un “IVA descontable” ³. En consecuencia, y para poder hacer los respectivos cruces de información, la Resolución 273 también tendría que haber solicitado que los productores de la gasolina y el ACPM (que son los únicos que cobran este impuesto y lo presentan en el formulario especial 430) debieran entregar algún nuevo formato con el detalle del valor que generaban durante el 2013 por “Impuesto Nacional a la Gasolina y ACPM”. Pero este nuevo formato (o quizás una modificación adicional al 1006 y los otros similares a este, donde se reportan el IVA generado y el INC generado) no se tuvo en cuenta; por tanto, es posible que la DIAN diseñe un nuevo formato o modifique el 1006 y los otros similares a éste, con el propósito de poder exigirle al productor de gasolina que informe los valores generados por “Impuesto Nacional a la Gasolina y el ACPM”.

En cuanto al reporte del IVA generado e INC generado que se llevarían al formato 1006, es importante aclarar que para quienes soportan sus ingresos con factura de venta, en ella es obligatorio tomar el dato del cliente (artículo 617, literal c del E.T.) y por consiguiente el IVA o INC que se haya generado debe ser identificable con el nombre del cliente. En cambio, en los “documentos equivalentes a factura” de que trata el artículo 616-1 del E.T. (por ejemplo el “tiquete de máquina registradora”, o las “boletas de entradas a espectáculos públicos”), no se exige que figure el nombre del cliente . Por consiguiente, solo para quienes usaban “documentos equivalentes a factura de venta”, o incluso hasta para aquellas empresas no obligadas a expedir factura ni documento equivalente ⁴, se podrá aceptar que no es posible identificar al tercero con quien se obtenían los ingresos y su respectivo IVA generado o INC generado. Por tanto, el IVA generado o INC generado en este tipo de condiciones se reportarán con el seudo-nit 222222222, y colocando como razón social la frase “cuantías menores” (ver artículo 7, numeral 2 de la Resolución).

De otra parte, si durante el 2013 se hubiera llegado a reportar algún valor en los renglones 76 del formulario de IVA (IVA que restaban dentro de la zona de IVA descontable, pero que era el IVA de los inventarios de fácil destrucción que se daban de baja por pérdida o hurto), lo más lógico sería entender que los valores llevados a dicho renglón también equivalían a “IVA generado por mercancías dadas de baja”, y los mismos irían en el formato 1006 (IVA generado). No se podrían llevar al formato 1005 como valores negativos, pues en ninguno de los formatos (1006 o 1005) se pueden colocar valores negativos.

Además, en el inciso cuarto del numeral 2 del artículo 25 de la Resolución 273 se dispone lo siguiente:

“El impuesto sobre las ventas generado correspondiente a operaciones realizadas con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, se informará indicando apellidos y nombres o razón social y el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el impuesto a la renta o su similar, sin guiones, puntos o comas, con tipo de documento 42. Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000 y con tipo de documento 43.”

Sobre esta instrucción se debe aclarar que cuando se hacen ventas a personas ubicadas en el exterior (es decir, cuando se hacen exportaciones), no generan IVA, o sea, se toman como ventas exentas. Pero si la venta se hace a personas extranjeras que estaban en Colombia al momento de la venta (por ejemplo, los turistas), allí tiene validez la instrucción de la DIAN, pues a ellas sí se les facturaría con IVA y en tales casos a dichos extranjeros deberá reportarlos con el NIT con que se identifican tributariamente en el exterior o con los seudo-nits que maneja la DIAN en los reportes de información exógena. Además, al comienzo del inciso que acabamos de citar, la norma olvidó mencionar que esto mismo tendría que aplicar para el caso del INC generado con extranjeros sin residencia en el país.

Esta vez el formato 1006 sigue incluyendo la columna especial para reportar el IVA generado que surge de una devolución en compras y así evitar que queden reportados en la misma columna donde estará reportado el IVA generado normal. Con esto se logra eliminar la confusión de que a la DIAN se le informaba en el formato 1006 sobre un “IVA generado” con un determinado tercero, pero en el formato 1007 no le figuraba el ingreso obtenido con dicho tercero, porque no se podía distinguir que ciertos IVA generados surgen precisamente de una devolución en compras y no de una venta gravada.

Formato a utilizar

Para el IVA tomado como descontable en las declaraciones del IVA del 2013 se utilizará el mismo formato 1005, versión 7, de los reportes del año 2012. Este formato no exige “direcciones” y si se usa NIT, el dígito de verificación solo se reportaría si se conoce.

Para el IVA generado o el INC generado se usará el nuevo formato 1006, versión 8 (se le agregó la nueva columna de “Impuesto al Consumo generado”). En este formato no se exige reportar direcciones de los terceros. Si en lugar de cédula se reporta el “NIT”, el “dígito de verificación” solo se reportaría si se conoce.

Tenga presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato (como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces), sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2012), ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial el IVA o INC que generaba sobre los ingresos que facturaba por cuenta de sus mandantes. También el IVA de costos y gastos que cubría por cuenta del mandante y que fueron tomados como descontables solo por este último. Igual tarea le corresponde al “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos y al “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos estos tienen que reportar el IVA o INC generado durante el 2013, y el IVA descontable que pagaban durante el 2013, por cuenta de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el artículo 25 de la Resolución 273, pero usando los formatos especiales que se les indica en los artículos 29 a 31 de la Resolución 273 (formatos 1585, 1586, 1049, 1050, 1054 y 1055) ⁵. Por tanto, si a estos intermediarios les corresponde elaborar sus propios formatos 1005 y/o 1006, reportarían solo el IVA e INC generados, o el IVA descontable, que sí se originó en sus propias operaciones.

Manera de entregar los reportes

Aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos el caso de la información correspondiente al literal “c” del artículo 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron.

Plazos

Según el artículo 36 de la Resolución 273, los plazos para la entrega de este reporte dependerán si para la fecha de entrega del reporte, la persona o entidad reportante, es o no un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT), para lo cual deberá examinarse únicamente la Resolución 0041 de enero 30 de 2014.

Para los grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 21 de abril y el 6 de mayo de 2014, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, trascurrirán entre el 7 de mayo y el 4 de junio de 2014 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que incluimos cuando analizamos el reporte del formato 1010.

 

En este caso, el reporte inicial, aunqu¿Qué pasaría si después de entregado el reporte del 2013 la persona jurídica o natural reportante descubre que es necesario corregir las declaraciones de IVA o del INC del 2013?e coincida con los valores inicialmente declarados, es un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (incluso la corrección del formato 1732 si está obligado a ello), en el que se tendría en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de IVA o de INC, la DIAN quedaría facultada para imponer la sanción del artículo 651 del E.T. ⁶

De ser así, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a las declaraciones tributarias, si ya han presentado la información exógena e incluso el formato 1732.

Ejemplo práctico

Información de los IVA descontables, IVA e Impuesto Nacional al Consumo (INC) generado que fueron denunciados en las declaraciones de IVA o de INC durante el 2013

Ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer los reportes relativos a sus IVA descontables e IVA generados del año 2013.