Comunicación interna eficaz
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna es la función responsable del intercambio de información efectivo entre los participantes de una organización o partes de ella, en todos sus niveles y unidades. El alcance varía según el entorno y el profesional, desde la producción, entrega de mensajes y campañas en nombre de la dirección, hasta facilitar el diálogo bidireccional y desarrollar las habilidades de comunicación de los integrantes de la organización.
Estrategia de comunicación interna eficaz
Una buena estrategia de comunicación interna eficaz debe:
Mejorar el compromiso de retención de colaboradores y la productividad.
Ayudar a los miembros del equipo a comprender los objetivos, los valores y la cultura de la empresa.
Construir una cultura organizacional de honestidad y confianza.
Convertir a los colaboradores en embajadores de la marca.
La estrategia de comunicación interna eficaz necesita abordar:
¿Dónde estás ahora?
¿A dónde vas/quieres estar? (objetivos)
¿Cómo vas a llegar?
¿Cuánto tiempo tomará y por qué?
¿Qué está implicado a lo largo del camino?
¿Por qué este enfoque es el mejor?
¿Cómo sabrás que ya tienes resultados? (medición).
Una estrategia de comunicación interna exitosa le permite a un negocio operar de manera eficaz y mejora el compromiso de los empleados.
La comunicación aumenta la confianza de los colaboradores y aumenta su sentido de pertenencia a la organización. El McKinsey Global Institute informó que la productividad es de 20% a 25% más alta en las empresas con trabajadores conectados.
Los 5 errores más comunes de la comunicación interna
Tener una comunicación interna eficaz y clara suena fácil en teoría, pero puede ser bastante difícil de implementar. Además, para lograr resultados con tu estrategia de comunicación interna, es importante evitar los errores más comunes.
1. Usar herramientas de comunicación interna anticuadas e ineficaces
Muchas compañías todavía insisten en que los empleados utilicen solo herramientas tradicionales de comunicación interna como:
Reuniones de empresa
Publicaciones en papel
Correos electrónicos
Boletines de pared
Este tipo de acciones están condenadas al fracaso si los empleados forman parte de las generaciones millennial o Y, ya que representan una parte creciente del personal de una compañía. Si una empresa no logra mantenerse al día con las actualizaciones y las nuevas herramientas de comunicación interna, lo único que harán estos colaboradores es buscar otro trabajo.
Hoy, tener comunicación interna eficaz es esencial para cualquier negocio si quiere funcionar de manera adecuada. Con tantas herramientas actualmente en marketing digital, el departamento de Mercadotecnia debe trabajar con el de Recursos Humanos para encontrar los instrumentos de comunicación interna adecuados para satisfacer las necesidades específicas de la empresa. Si se usan adecuadamente, este tipo de herramientas, en combinación con una buena estrategia, pueden hacer que tu compañía no solamente se destaque de la competencia, sino mejorar la productividad y los resultados.
Si un corporativo sigue usando papel como una de sus herramientas de comunicación, tiene un problema grave. Los procesos de papel manual ocupan mucho tiempo, tienen un efecto negativo en la productividad, cuestan mucho y crean frustración.
Por otra parte, las nuevas herramientas de comunicación, como las plataformas de colaboración y las intranets sociales, chats y llamadas de video, calendarios, etcétera ofrecen soluciones a muchos problemas que las herramientas tradicionales no, sobre todo si se trata de una empresa que tiene colaboradores que no están en la oficina.
Estos son algunos de los beneficios de actualizar las herramientas anticuadas de comunicación interna:
Comunicación más eficiente
Aumento de productividad
Reducción de costos
Menor rotación de empleados
Todos estos beneficios aumentan el rendimiento y la eficiencia de un negocio con un flujo de trabajo claro, un mayor desempeño de tareas y más colaboradores socializados y comprometidos.
Aunque hay una necesidad real de usar herramientas digitales para comunicarte con tu equipo, las herramientas de comunicación tradicionales –reuniones cara a cara, llamadas telefónicas y notas adhesivas– siempre seguirán siendo importantes.
Es por eso que los mecanismos de comunicación modernos son herramientas de colaboración todo en uno. Tienen una serie de características para ayudar a tus em-pleados a lograr su trabajo, incluyendo chats, video llamadas, calendarios y software de base de conocimientos. La mayoría de las características, si no todas, son accesibles desde una sola plataforma.
2. No escuchar a los colaboradores
Escuchar es la base de cualquier buena relación. Los empleados aprecian ser oídos, pero la mayoría de las compañías apenas los escuchan. La mejor manera de captar su atención es prestando atención, oyéndolos. Si una empresa no lo hace, lo único que consigue es perder el respeto que le tienen.
Según Bryant H. McGill, una de las formas más sinceras de respeto es escuchar lo que el otro tiene que decir. Si haces caso a las opiniones de tus colaboradores, ellos se sienten importantes y respetados.
Ernest Hemingway afirmó que, cuando la gente habla, es importante prestar atención porque la mayoría de las personas nunca escuchan. Las compañías deberían tatuarse el dicho de Diógenes cuando se trata de escuchar a los colaboradores: “Tenemos dos orejas y una lengua para escuchar más y hablar menos”. No obstante, muchas compañías no entienden que uno de los mayores errores que pueden hacer es hablar con los empleados más que oír lo que tienen que decir.
Ser un buen gerente significa estar abierto a la retroalimentación. Los colaboradores son los que se enfrentan con problemas reales todos los días y pueden tener nuevas
ideas para superar los obstáculos. Escucharlos puede significar mejores resultados para el negocio, pero normalmente los corporativos no ven las cosas de esa manera.
Para los empleados, ser escuchado significa tener un mejor desempeño en su trabajo. De hecho, Globoforce informó que el 69% de los trabajadores dicen que ser más reconocidos los haría esforzarse aún más. Tomar el tiempo para escucharlos es solo una forma de demostrar que la empresa los aprecia:
El 39% de los colaboradores no se sienten apreciados en el trabajo.
El 52% no está satisfecho con el nivel de reconocimiento que recibe.
El 38% está buscando activamente un nuevo empleo.
3. Enfocarse solo en los objetivos de gestión
Centrarse exclusivamente en los objetivos de gestión e ignorar los de los colaboradores es un gran error.
Las metas de ellos deben estar al mismo nivel que los objetivos de la gerencia, si no, se sentirán frustrados. Esto puede afectar la productividad del equipo y la forma en que colabora y se comunica.
Tomar en cuenta las metas de los empleados y alienarlas con la estrategia de comunicación interna de tu empresa, puede aumentar el rendimiento y la productividad.
La mayoría de las empresas exitosas saben que el triunfo tiene mucho que ver con su capacidad de retener el talento.
4. No elegir una herramienta de comunicación de experiencia de usuario
“Estas estadísticas podrían tener otros porcentajes si solo las empresas prestaran atención a lo que los empleados tienen que decir. Por lo tanto, si una compañía desea construir una estrategia de comunicación interna eficaz, escuchar es uno de los puntos principales a considerar”
Invertir en una herramienta de comunicación no es suficiente. Las compañías tienen que incluir a los empleados al decidir qué herramienta utilizar para asegurarse de que se ajusta a sus necesidades específicas.
La comunicación interna eficaz está enfocada en mejorar la experiencia de los colaboradores al tratar con las tareas diarias o los proyectos. Pero, en la mayoría de los casos, los requerimientos de los usuarios no se definen correctamente al invertir en software de comunicación, como el lanzamiento de un moderno proyecto de intranet o una plataforma de colaboración de empleados. Como resultado, abandonarán la herramienta porque no ven ningún valor de ella.
En otras palabras, el instrumento de comunicación interna debe estar en el centro de la experiencia del colaborador.
5. No analizar los resultados de comunicación interna
Tener una comunicación interna eficaz es imposible sin medir los resultados. Analizar esto es importante porque no existe otra manera de entender el desempeño que un negocio ha hecho. Establecer metas y medir el progreso ayuda a mejorar los resultados en comunicación interna. Revisar las conclusiones sirve para:
Detectar las debilidades en la estrategia.
Aprender qué se debe mejorar.
Averiguar por qué los resultados no cumplen con las proyecciones.
Las necesidades de los empleados y los objetivos de la organización cambian con el tiempo, y cualquier nueva herramienta de comunicación interna moderna debería evolucionar junto con ellos.
El 60% de los comunicadores internos aún no están midiendo sus comunicaciones internas.
Estas son las razones por las que las empresas no miden los resultados de su comunicación interna:
No saben cómo realizarlo, ni siquiera por dónde empezar.
Nunca lo han hecho o no tuvieron que hacerlo antes.
Creen no tener el tiempo necesario.
El gerente no entiende el valor de analizar los resultados.
Si lo hicieran, no sabrían qué hacer con los resultados.
No hay dinero para medir.
Los jefes dicen “saber” lo que mostraría el análisis.
No medir los esfuerzos de comunicación interna y su impacto es un enorme error, y hacerlo ayuda en el proceso de toma de decisiones. Si hay resultados, entonces el negocio se dirige en la dirección correcta, pero si no es así, es necesario revisar el proceso actual o ajustarlo.
Para poder medir las conclusiones de la comunicación interna es fundamental:
Identificar los indicadores de rendimiento clave (KPIs por sus siglas en inglés) y alinearlos con las metas del negocio.
Rastrear y medir estos KPIs para generar datos cualitativos y cuantitativos. Los indicadores más comunes son la conciencia, el rendimiento y la productividad de los colaboradores.
La conclusión es que, si una empresa quiere tener una estrategia de comunicación interna eficaz, necesita ajustar su enfoque y evitar hacer estos cinco errores.
Si la comunicación interna se hace bien, puede aumentar la productividad, ahorrar tiempo y hacer que los trabajadores se sientan mejor conectados con sus colegas y el negocio. Según Forbes, “las empresas con prácticas de comunicación eficaces logran un 47% mejor rendimiento en comparación con las que no implementan una estrategia de comunicación interna”.
¿Cómo tener colaboradores comprometidos en tu empresa?
Entonces, ¿qué hay que hacer para que la estrategia de comunicación interna sea un éxito, aparte de evadir estos errores? La respuesta es tener a los colaboradores comprometidos, algo que es igualmente difícil de conseguir. Según Gallup, solamente el 32% de los empleados estadounidenses estaban comprometidos en 2016, con una cifra mundial del 13%.
Hay varias maneras clave de hacer que los colaboradores se sientan respetados y valorados, y mantenerlos comprometidos.
¿Cuántos trabajadores se sienten comprometidos realmente?
8 pilares del Engagement con los colaboradores
1. Reconocimiento. Las compañías tienen que enfocarse en hacer que los colaboradores se sientan valorados por el trabajo que están haciendo.
“¿Cómo mejorar el compromiso de los colaboradores en el lugar de trabajo?”
2. Relaciones con los colegas y los gerentes. Los colaboradores quieren ser amigos de sus compañeros. Las amistades en el trabajo sirven para tener empleados satisfechos que se sientan completos.
3. Crecimiento personal. Si una empresa ofrece capacitaciones, consigue retener a los colaboradores por un tiempo más largo.
4. Felicidad, bienestar, satisfacción. Muy pocos empleados son felices con sus trabajos. Si la empresa los desafía con las tareas y les ofrece las herramientas adecuadas para trabajar, logrará tener colaboradores satisfechos, felices y productivos.
5. Alineamiento. Los empleados sienten que contribuyen con algo si su trabajo tiene un propósito claro, y se esfuerzan por ayudar a que su empresa alcance los objetivos establecidos.
6. Espacio de trabajo. Es esencial tener un espacio cómodo, ya que ayuda a tener colaboradores comprometidos y productivos.
7. Retroalimentación de comunicación. La retroalimentación constructiva ayuda a que los colaboradores se sientan incluidos y es otro factor que aumenta la productividad.
8. Tecnología. La tecnología moderna es importante para tener comunicación y colabo-ración eficaces en el lugar de trabajo. Los empleados esperan poder usar herramientas que emplean en sus vidas personales.
Los cuatro tipos de motivación que ayudan a comprometer a los trabajadores son:
Motivación extrínseca
“La motivación es muy importante para tener empleados comprometidos en la oficina”
Reconocimiento: Crea un premio mensual para el individuo que demuestre el mayor compromiso con sus valores fundamentales.
Colaboración en la oficina:
Si la colaboración es importante para ti, diseña espacios en los que los empleados puedan reunirse para trabajar juntos.
Si la creatividad es importante para ti, elije diseños de interiores que deleitarán e inspirarán a tus empleados.
Si todo eso todavía no ayuda deja que los empleados trabajen desde casa
Motivación intrínseca
Comunicación. Crea canales para retroalimentación de los colaboradores, tales como buzones de sugerencias, jornadas de puerta abierta o sesiones de preguntas y respuestas
Tecnología. Aumenta sus capacidades de móviles, video y redes sociales para comunicarse mas eficazmente con los empleados más jóvenes.
Motivación personal. Impulsa el crecimiento personal de tus empleados, animándolos a tomas clases en línea u otros talleres para ayudarles a mejorar sus habilidades y ampliar sus conocimientos
Motivación de los compañeros
Relaciones con los colegas. Organiza eventos sociales tales como horas felices para dar a los empleados oportunidad de crear conexiones personales.
Felicidad. Muestra películas de comedia durante el tiempo de inactividad o invita a tus colaboradores chocolate, bebidas y frutas gratis.
Alineamiento. Alinea a tus empleados con metas y prioridades de la empresa a largo plazo y hazles saber como su trabajo hace una gran diferencia en la organización.
