Investigar un incumplimiento puede requerir algunos pasos específicos dependiendo del contexto y la naturaleza de la infracción en cuestión, implica seguir un proceso estructurado para obtener una comprensión clara de lo que ocurrió y por qué sucedió. Al establecer el alcance de la investigación se debe definir claramente el alcance de la investigación, incluyendo qué incumplimiento se está investigando, quiénes están involucrados y cuál es el período de tiempo relevante. Al reunir evidencia recopilamos toda la evidencia relevante disponible, que podría incluir documentos, correos electrónicos, registros financieros, testimonios de testigos, registros de auditoría, etc. Asegúrate de preservar la integridad de la evidencia y de obtenerla de fuentes confiables. (Como Investigar un Incumplimiento)
Entrevistas
Las entrevistar a las partes involucradas no llevan a hablar con todas las personas relacionadas con el incumplimiento para obtener una comprensión completa de los hechos. Haciendo preguntas abiertas y específicas para obtener información precisa y detallada.
Análisis
Luego llegamos al análisis de la información recopilada, revisando cuidadosamente toda la evidencia recopilada para identificar patrones, discrepancias o inconsistencias que puedan ayudar a comprender lo que sucedió. Esto nos puede llevar a la identificación de las causas raíz, intentando determinar las causas subyacentes del incumplimiento. Esto podría implicar examinar los procesos, sistemas o comportamientos que podrían haber contribuido al problema y así evaluar el impacto y los riesgos que, mediante el análisis del impacto del incumplimiento en la organización, sus clientes, empleados u otras partes interesadas. Evalúa también los riesgos asociados con el incumplimiento y las posibles consecuencias futuras. (Como Investigar un Incumplimiento)
Responsables
Determinar la responsabilidad, si es posible, identifica quién o qué causó el incumplimiento y quién es responsable de las acciones que se deben tomar para abordarlo desarrollando un plan de acción correctiva basándose en tus hallazgos, crea un plan de acción detallado para abordar el incumplimiento y prevenir que vuelva a ocurrir en el futuro. Esto puede implicar cambios en los procesos, políticas, capacitación o cualquier otra medida necesaria, implementando medidas correctivas, donde se debe pasar a la acción e implementando las medidas correctivas según lo planificado. Asegurando una comunicación clara sobre estas acciones a todas las partes relevantes. (Como Investigar un Incumplimiento)
Terminando con el monitoreo y hacer seguimiento una vez que se hayan implementado las medidas correctivas, monitorea continuamente la situación para asegurar que el incumplimiento no vuelva a ocurrir, haciendo ajustes según sea necesario y manteniendo registros detallados de todas las acciones tomadas.
Recordemos que es importante llevar a cabo la investigación de manera imparcial y objetiva, respetando los derechos de todas las partes involucradas y siguiendo los procedimientos establecidos por la organización.
Estrategias y Herramientas
Se utilizan diferentes estrategias, herramientas y asignación de responsabilidades, en ocasiones sin una eficacia real en su control, exponiéndolos a consecuencias que solamente en la materialización de ese riesgo puede ser consciente de su costo, con la promulgación por parte de la Organización Internacional de Estándares la norma ISO 37301: 2021, SISTEMAS DE GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO, brindándoles a las organizaciones que aspiran a tener éxito a largo plazo que necesitan establecer y mantener una cultura de cumplimiento, estas, deben ser consideradas de acuerdo a las necesidades y expectativas de las partes interesadas, por lo tanto, el cumplimiento no es sólo la base, sino también una oportunidad, para una organización exitosa y sostenible. El enfoque de una organización para el cumplimiento está conformado por el liderazgo que aplica los valores fundamentales y normas de buen gobierno, éticas y comunitarias generalmente aceptadas. El cumplimiento es un proceso continuo y el resultado de una organización que cumple con sus obligaciones, haciéndolos sostenibles e incorporándolo en la cultura de la organización, en el comportamiento y actitud de las personas que trabajan para ella. Si bien mantiene su independencia, es preferible que la gestión del cumplimiento esté integrada con los demás procesos de gestión de la organización, sus requisitos y procedimientos operativos. (Como Investigar un Incumplimiento)
Norma ISO 37301, 2021 – Numeral 8.4
Uno de los aspectos que más nos interesa en esta nueva norma la encontramos en los “procesos de investigación de incumplimiento”, que taxativamente nos indica que una obligación. La encontraremos en el numeral 8.4, Procesos de investigación, que en su primera parte nos indica “que la organización debe desarrollar, establecer, implementar y mantener procesos para valorar, evaluar, investigar y cerrar informes sobre casos reales o presuntos de incumplimiento”. En este punto nos están pidiendo procesos, en sus fases de DESARROLLO, ESTABLECIMIENTO e IMPLEMENTACIÓN, es decir el conjunto de actividades que la organización planifica, que implican participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir los objetivos que son VALORAR, EVALUAR, INVESTIGAR Y CERRAR INFORMES de casos, producto de eventos (novedades, incidentes, eventos no deseados, siniestros, desastres), que puedan ser producto de hallazgos en la aplicación de diferentes metodologías. (Como Investigar un Incumplimiento)
En su segunda parte nos dice que “Estos procesos deberán asegurar una toma de decisiones justa e imparcial”, en este punto es necesario tener en cuenta los elementos para una investigación exitosa, como son el COMPROMISO DE LA PRESIDENCIA/GERENCIA/QUIEN HAGA SUS VECES, vital en el apoyo de los investigadores para que tengan la viabilidad en desarrollar su tarea sin interferencias, el segundo está en el ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS, que garanticen en el momento de tomar decisiones, se basan en resultados acorde a la necesidad, el tercero es una ESTRATEGIA BIEN CONCEBIDA, esto nos lleva a no improvisar o a probar métodos de investigación, se debe tener claridad en el proceder, en la forma y profesionalismo. El cuarto elemento lo tenemos en tener una DURACIÓN BIEN CALCULADA en la investigación, esto garantiza tener una mayor eficacia en el cumplimiento de los objetivos, hay una frase de Edmond Locard (1877-1966) que se aplica en los procesos de investigación, “El tiempo que pasa es la verdad que huye”, el notable criminalista francés plasmó su frase como una sentencia: el transcurso del tiempo juega en contra del esclarecimiento del caso, cuanto más urgente se realice la pesquisa, mayor posibilidad de lograr algún resultado, una aproximación al menos. El tiempo dilata o torna borrosos los recuerdos. El quinto elemento es COMBINACIÓN ADECUADA DE RECURSOS Y EXPERIENCIA, vital en un proceso de investigación, nada obtenemos si contamos con los investigadores más competentes, pero se carece de recursos físicos, económicos para llevar a cabo la tarea, o a la inversa, tener los recursos, pero carecer de personal competente para llevar a cabo la investigación. Y por último el elemento que consideramos más importante lo tenemos en adelantar la investigación ACORDE A LA LEY, quiero hacer referencia a la frase es atribuida al filósofo político italiano Nicolás Maquiavelo, aunque en realidad la frase la escribió Napoleón Bonaparte en la última página de su ejemplar del libro El príncipe (1532), de Maquiavelo, “El fin justifica los medios”, esto tal vez sea aplicado en diferentes ámbitos como el político, económico, entre otros, lo cierto es que nada justifica quebrantar la ley para obtener resultados y menos si se trata de una investigación de un incumplimiento normativo. (Como Investigar un Incumplimiento)
En la tercera parte del requisito nos dice que “Los procesos de investigación se llevarán a cabo de forma independiente y sin conflicto de intereses por personal competente”, en esta parte queremos compartirles y/o recordarles las cualidades de una investigación efectiva, la primera es que debe ser OBJETIVA, es decir manteniéndose sobre el objetivo planteado y enfocándose en el uso de la HIPÓTESIS investigativa racional, evitando cuidadosamente la intervención de prejuicios. La segunda cualidad está en que la investigación debe ser EXHAUTIVA, deben seguir todas las pistas relevantes hasta su conclusión lógica y centrarse en la corroboración de todos los hallazgos clave de la investigación. La tercera cualidad es tener una investigación RELEVANTE, que determine la notabilidad de la información, considerando un espectro adecuado y la profundidad del detalle, evitando recolectar datos que confundan los hechos del caso, que terminen empantanando la investigación o incluso desviándola del objetivo propuesto. La cuarta cualidad está enfocada en que la investigación debe ser EXACTA, importante tener presente que, de la credibilidad de la fuente, ya sea humana, física, electrónica o de otra, será decisiva en el momento de la valorar los resultados y la toma de decisiones. La quinta cualidad está indicada en la OPORTUNIDAD de la realización de la investigación, es la capacidad para completar rápidamente una investigación y resistir la presión de fuerzas externas que inapropiadamente, apuran o demoran un caso, interfiriendo y en casos malogrando la calidad de los resultados. (Como Investigar un Incumplimiento)
La cuarta parte del requisito nos indica que “La organización debe utilizar el resultado de las investigaciones para mejorar el sistema de gestión de cumplimiento según corresponda (ver Cláusula 10)”. Esta es una tarea que la organización debe adelantar para identificar las causas fundamentales de no seguir las políticas o procedimientos, o ambos, que contribuyó a la mala conducta y hacer los ajustes correspondientes con base en las lecciones aprendidas. La efectividad de un sistema de gestión del cumplimiento se caracteriza por el hecho de que tiene la capacidad para mejorar y evolucionar continuamente y una de las mejores herramientas está en la INVESTIGACIÓN.
La quinta parte del requisito nos dice que “La organización debe informar periódicamente sobre el número y los resultados de las investigaciones al órgano de gobierno o alta dirección”, y que debemos tener en cuenta, lo que la misma norma en su numeral 7.4 de Comunicaciones nos ilustra que la organización debe determinar las comunicaciones internas y externas relevantes para el sistema de gestión de cumplimiento, que incluye lo que se comunicará, cuándo debe comunicarse, a quién debe comunicarse y el cómo debe comunicarse, el asegurarse que la información de cumplimiento que se comunicará sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión de cumplimiento y sea confiable, esto incluye plenamente los resultados de una INVESTIGACIÓN. (Como Investigar un Incumplimiento)
La sexta parte del requisito nos indica que “La organización debe conservar información documentada sobre la investigación”, en este punto debemos recordar el numeral 7.5.3 del control de la información documentada (INVESTIGACIÓN), requerida por el sistema de gestión de cumplimiento y por este documento deberá ser controlado para asegurar que está disponible y es adecuada para su uso, donde y cuando se necesite, además de estar adecuadamente protegida (por ejemplo, contra la pérdida de confidencialidad, uso indebido o pérdida de integridad). Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, como que sea aplicable su distribución, el acceso, la recuperación y su uso, almacenamiento y conservación, incluida la conservación de la legibilidad; control de cambios (por ejemplo, control de versiones), retención y disposición, entre otras.
Encontramos además en su anexo A.8.4 que habla del Proceso de Investigación, que una característica de un sistema de gestión del cumplimiento eficaz, es contar con mecanismos para una investigación oportuna y exhaustiva de cualquier alegación o sospecha de mala conducta por parte de la organización, su personal o terceros relevantes. Esto incluye la documentación de la respuesta de la organización, incluyendo cualquier medida disciplinaria o de remediación tomada, y revisiones de la gestión de cumplimiento. sistema teniendo en cuenta las lecciones aprendidas. (Como Investigar un Incumplimiento)
Un mecanismo de investigación eficaz identifica las causas fundamentales de la mala conducta, las vulnerabilidades del sistema de gestión del cumplimiento y la rendición de cuentas, incluso entre los gerentes, la alta dirección y el órgano de gobierno. Un análisis cuidadoso de la causa raíz aborda el alcance y la omnipresencia del incumplimiento, el número y nivel del personal involucrado, y la gravedad, duración y frecuencia del incumplimiento. De estos puntos perfectamente podemos desprender posibles objetivos, el alcance de la investigación por incumplimiento. (Como Investigar un Incumplimiento)
Deben considerar cuando corresponda, crear comités independientes para supervisar la investigación y garantizar su integridad e independencia.
A veces, las organizaciones están obligadas por ley a informar el incumplimiento, en tales casos, las autoridades son informadas de acuerdo con las regulaciones aplicables, o según se acuerde, incluso si las organizaciones no están obligadas por ley a informar el incumplimiento, pueden considerar la posibilidad de divulgación del incumplimiento a las autoridades reguladoras para mitigar las consecuencias del incumplimiento. (Como Investigar un Incumplimiento)
Fuente de Información: CARLOS A BOSHELL NORMAN
