Que tener en cuenta para redactar un informe

Preparando la clase de Investigación en Seguridad para este fin de semana, recordé, que son muy importante las etapas metodológicas para desarrollar una investigación bien sea de tipo Corporativo, en los diferentes eventos como los pueden ser las novedades, incidentes, eventos no deseados y siniestros, las investigaciones de Control Interno, de Confiabilidad y ahora las investigaciones por Incumplimiento, en muchas empresas han terminado de una forma no tan adecuada siendo objeto de la “formatitis”, en temas de controles documentales , por lo general los resultados de las mismas, se encuadran en formatos que no permiten en ocasiones tener mayor cantidad de información, necesaria para la toma de decisiones.

La investigación es considerada una actividad humana, orientada a la obtención de nuevos conocimientos y su aplicación para la solución a problemas y/o interrogantes. Además, también se puede enmarcar en las actividades para descubrir o conocer las circunstancias que rodearon un hecho, en resultado se documenta.

El informe es un texto que se puede escribir con fines científicos, técnicos o comerciales, con el objetivo de comunicar informaciones relevantes para el cuerpo o personas encargadas de dirigir y tomar decisiones. En el informe escrito prima el lenguaje formal e informativo, con una fuerte carga de objetividad y se utiliza para conocer hechos ya acontecidos y anticipar lo que aún no ocurrió. Se utilizan en el ámbito científico, comercial, contable o en el campo de la psicología, entre otros. El informe se utiliza principalmente para presentar resultados obtenidos, o análisis relevantes, verificados por el realizador de dicho informe. Además, en ocasiones, puede contener soluciones propuestas a los problemas, los métodos, etapas y procesos mediante los cuales hemos obtenido los datos para encontrar esa solución o recomendaciones para lograrlo. Un informe es una declaración, escrita u oral que describe las cualidades, las características y el contexto de algún hecho. Se trata de una elaboración ordenada basada en la observación y el análisis con el fin de comunicar algo sucedido o los resultados de una investigación.

Características de un informe

Es elaborado principalmente para informar, por lo que debe   ser   escrito con una estructura enunciativa, y aunque también compone datos para transmitir los resultados, el autor produce una interpretación a partir de estos que detalla en la conclusión.

Es importante que el autor realice una fundamentación argumentativa firme que sustente sus afirmaciones conclusivas y también a sus recomendaciones y que también queden demostradas con el análisis de los datos estadísticos presentados.

Las características principales de un informe son:

• El resultado de un requerimiento o solicitud de un superior o cliente, está dirigido a una persona o grupo de personas que poseen la obligación de leerlo y evaluarlo.
• Se realiza para con el fin de ser la base especifica que aporta información relevante a la hora de tomar decisiones.
• Generalmente contienen tablas, cuadros, gráficos estadísticos y otras formas para la clasificación, organización y presentación de los datos
• Debe ser Claro. Se usa un lenguaje simple y directo para que sea comprendido por toda la audiencia a la que se dirige.
• Debe ser Objetivo. Se basa en hechos e información comprobable y no incluye las opiniones o punto de vista del redactor.
• Debe ser Estructurado. Responde a ciertos criterios y se expone siguiendo una estructura narrativa de: introducción, desarrollo y conclusión.
• Periódico. Suele publicarse según una determinada cantidad de tiempo.
• Específico. Tiene un objetivo determinado y apunta a una temática o cuestión a resolver o analizar dentro de un campo de estudio.

Estructura de un informe

Para la redacción de un informe escrito se puede organizar y plasmar el contenido según la siguiente estructura:

• Introducción. Explica brevemente de qué tratará el informe y los objetivos.
• Cuerpo. Detalla la información principal, en muchos casos con subtítulos y elementos paratextuales, y eventualmente, los pasos que orientaron la investigación.         Plantea                                       los argumentos,                                           los antecedentes y la metodología utilizada.
• Conclusión. Pone en consideración los resultados más destacados o importantes.
• Bibliografía. Detalla quiénes aportaron los datos y de qué forma. Se incluye al final del informe. En el caso de los informes que se exponen oralmente, la bibliografía puede estar a mano del informante, que acudirá a ella cuando necesite reforzar la validez de las afirmaciones.

Tipos de informes

Existen principalmente tres tipos de informes:

• Expositivo. Se enfoca en narrar los hechos o secuencia de acontecimientos, pero sin análisis ni interpretaciones personales, por lo tanto, tampoco contiene conclusiones. Se especializa además por contener antecedentes sobre el hecho, que aportan a entender el porqué de su suceso. Es más bien una presentación objetiva de los hechos.
• Interpretativo. Especializado en el análisis y la interpretación de los hechos. Usualmente se utilizan para evaluar la implementación y resultados acerca de técnicas o procedimientos innovadores implementados, sirven a evaluar la vialidad de las nuevas implementaciones.
• Demostrativo. El cual predomina en el ámbito científico. Se enfoca en presentar tesis realizadas por el autor del informe. Se describe cada uno de los pasos realizados y las conclusiones acerca de los resultados obtenidos. Son realizados a partir de una investigación exhaustiva de los hechos.

Partes de un informe

La estructura general de los informes consiste en tres partes fundamentales:

• Introducción. Sirve de presentación y donde aparecen detallados cuales son los objetivos deseados por los cuales se realiza el informe.
• Desarrollo. Se presentan los procedimientos y la metodología para lograr dichos objetivos planteados.
• Conclusión. Se presentan los resultados obtenidos, la presentación de datos y su ligazón con los objetivos.

Etapas de confección de un informe

Se pueden distinguir distintas etapas para la realización de los informes:

1. El inicio se da con la determinación de cuál es la información que se necesita como base fundamental del informe.
2. Luego, se da la definición de las distintas actividades que se van a llevar a cabo, aquí se determinan cuáles van a ser las fuentes de información viables, la evaluación de los   recursos   materiales   con   los   cuales   se   cuenta   y la administración de los recursos humanos.
3. En tercer lugar, se da la etapa de recolección de datos y la obtención de la información necesaria.
4. En cuarto lugar, se realiza el análisis de los datos, su selección y descarte de datos que no sirven a la cuestión, su organización y comparación. Le prosigue su evaluación y la verificación.
5. En quinto lugar, está la síntesis como producto del análisis, aquí se busca consolidar los resultados e integrarlos según la temática seleccionada. En esta etapa también se realizan los distintos gráficos que representan los resultados obtenidos.
6. Por último, se da la organización y elaboración del informe escrito, incorporando los elementos que consideramos pertinentes para la demostración de los mismos

Como realizar un reporte de investigación

Un reporte de investigación es un tipo de documento académico o profesional que rinde cuentas respecto a los hallazgos y resultados obtenidos durante un proyecto investigativo de cualquier naturaleza.

Generalmente, estos estudios aspiran a responder una serie de preguntas o comprobar algún tipo de hipótesis en la materia, y es en el reporte donde esta información está desarrollada, explicada y sistematizada, lista para su presentación a terceros.

Todo reporte de investigación debe guiarse por los principios de un texto expositivo y argumentativo, ofreciéndole al lector la información de manera pausada, organizada y clara. Se basa en el principio de la objetividad y rigurosidad, ya que las opiniones, suposiciones o la ficción no tienen cabida en este tipo de informes.

Comúnmente, este tipo de textos se componen de:

• Un índice. Que le permite al lector navegar por el contenido del reporte y saber dónde está cada cosa.
• Una introducción. Que le ofrece una perspectiva general de la materia, el estado de las cosas antes de iniciar la investigación, los objetivos, alcance y limitaciones de la misma, esto es, su contexto y su motivación, y además le clarifica todos aquellos términos que necesite manejar para adentrarse en el cuerpo del trabajo.
• Un marco metodológico. En el que se explica cuál fue el procedimiento puesto en práctica para llevar a cabo la investigación y por qué, se detallan los instrumentos, los métodos y las decisiones tomadas respecto a la conducción de la misma, justificando siempre sus razones adecuadamente.
• Un marco teórico. En el que se detallan las hipótesis o las preguntas que dispararon la investigación y los autores que sirvieron para formularlas de manera adecuada o pertinente, así como los antecedentes que en la formulación del proyecto resultaron iluminadores.
• Una sección de resultados. En la que se detalla de manera ordenada y sistemática lo que arrojó la investigación en sus distintas etapas, áreas o mecanismos, sustentándose siempre en citas, cifras, cuadros comparativos, gráficos y otras herramientas conceptuales que pongan en perspectiva lo encontrado.
• Unas conclusiones. En la que se analizan los resultados obtenidos y se los sitúa dentro del contexto material, histórico o temático relevante, para explicar así qué es exactamente lo que se halló y por qué es importante, y qué significa a la luz del panorama completo.
• Una bibliografía. En donde se hará referencia completa a todas las fuentes de información consultadas (libros, revistas, artículos, grabaciones, etc.), brindando la información necesaria para que otros puedan consultarlas a su vez.
• Una sección de anexos. En donde irá toda la información suplementaria o adicional que permita adentrarse aún más en el tema de la investigación, incluso si no es estrictamente pertinente a la misma. Aquí pueden ir recortes, gráficos, tablas, etc., que pueden o no estar referidos dentro del cuerpo del trabajo.

Este tipo de reportes son frecuentes en distintas áreas del saber humano, desde las ciencias y la investigación   tecnológica,   hasta   el mercadeo,   la administración, la sociología, la estadística y muchas otras más.

Para concluir, los informes se deben realizar para que el lector lo entienda, no hecho para el autor, esa es la clave del éxito.

Fuente: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN