En lo personal he identificado que las organizaciones públicas y privadas realizan unos grandes esfuerzos por diseñar e implementar requisitos normativos y regulatorios de obligatorio cumplimiento (SAGRILAFT, SARLAFT, SIPLAFT, SICOF, obligados a reportar, tener buenas prácticas LAFT, programas de transparencia y ética empresarial, corrupción y soborno, tratamiento de datos personales, seguridad y salud en el trabajo, entre muchas otras) y otros aspectos que se asumen voluntariamente como son los Sistema de Gestión y Control en Seguridad BASCV6:2022, las diferentes normas ISO (según su necesidad) y ahora también la Autorización como Operador económico OEA, pero, por lo general el eslabón más débil lo tenemos precisamente en el cumplimiento a estos requisitos. Se utilizan diferentes estrategias, herramientas y asignación de responsabilidades, en ocasiones sin una eficacia real en su control, exponiéndolos a consecuencias que solamente en la materialización de ese riesgo puede ser consciente de su costo, nuestra intención no es sentar catedra sobre este tema.
Se promulgo por parte de la Organización Internacional de Estándares la norma ISO 37301: 2021, Sistemas de Gestión de Cumplimiento, brindándoles a las organizaciones que aspiran a tener éxito a largo plazo cubrir una necesidad en el desarrollo y mantenimiento de una cultura de cumplimiento, que han sido consideradas de acuerdo a las necesidades y expectativas de las partes interesadas, por lo tanto, el cumplimiento no es sólo la base, sino también una oportunidad, para una organización exitosa y sostenible.
El enfoque para el cumplimiento está conformado por el liderazgo que aplica los valores fundamentales y normas de buen gobierno, éticas y comunitarias generalmente aceptadas.
El cumplimiento es un proceso continuo y el resultado de una organización que cumple con sus obligaciones, haciéndolos sostenibles e incorporándolo en la cultura de la organización, además en el comportamiento y actitud de las personas que trabajan para ella. Si bien mantiene su independencia, es preferible que la gestión del cumplimiento esté integrada con los demás procesos de gestión de la organización, sus requisitos y procedimientos operativos.
Uno de los aspectos que más nos interesa en este nuevo Sistema de Gestión la encontramos en los “procesos de investigación de incumplimiento”, que taxativamente nos indica que una obligación. La encontraremos en el numeral 8.4 procesos de investigación, que en su primera parte nos indica “que la organización debe desarrollar, establecer, implementar y mantener procesos para valorar, evaluar, investigar y cerrar informes sobre casos reales o presuntos de incumplimiento”.
En este punto nos están pidiendo procesos, en sus fases de desarrollo, establecimiento e implementación, es decir el conjunto de actividades que la organización planifica, que implican participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir los objetivos que son: valorar, evaluar, investigar y cerrar informes de casos, producto de eventos (novedades, incidentes, eventos no deseados, siniestros, desastres), que puedan ser producto de hallazgos en la aplicación de diferentes metodologías.
En su segunda parte nos dice que “estos procesos deberán asegurar una toma de decisiones justa e imparcial”, en este punto es necesario tener en cuenta los elementos para una investigación exitosa, como son el compromiso de la presidencia/gerencia/quien haga sus veces, vital en el apoyo de los investigadores para que tengan la viabilidad en desarrollar su tarea sin interferencias, el segundo está en el establecimiento de objetivos, que garanticen en el momento de tomar decisiones, se basan en resultados acorde a la necesidad, el tercero es una estrategia bien concebida, esto nos lleva a no improvisar o a probar métodos de investigación, se debe tener claridad en el proceder, en la forma y profesionalismo.
El cuarto elemento lo tenemos en tener una duración bien calculada en la investigación, esto garantiza tener una mayor eficacia en el cumplimiento de los objetivos, hay una frase de Edmond Locard (1877-1966) que se aplica en los procesos de investigación, “El tiempo que pasa es la verdad que huye”, el notable criminalista francés plasmó su frase como una sentencia: el transcurso del tiempo juega en contra del esclarecimiento del caso, cuanto más urgente se realice la pesquisa, mayor posibilidad de lograr algún resultado, una aproximación al menos. El tiempo dilata o torna borrosos los recuerdos.
El quinto elemento es combinación adecuada de recursos y experiencia, vital en un proceso de investigación, nada obtenemos si contamos con los investigadores más competentes, pero se carece de recursos físicos, económicos para llevar a cabo la tarea, o a la inversa, tener los recursos, pero carecer de personal competente para llevar a cabo la investigación.
Y por último el elemento que consideramos más importante lo tenemos en adelantar la investigación acorde a la ley, quiero hacer referencia a la frase es atribuida al filósofo político italiano Nicolás Maquiavelo, aunque en realidad la frase la escribió Napoleón Bonaparte en la última página de su ejemplar del libro El príncipe (1532), de Maquiavelo, “El fin justifica los medios”, esto tal vez sea aplicado en diferentes ámbitos como el político, económico, entre otros, lo cierto es que nada justifica quebrantar la ley para obtener resultados y menos si se trata de una investigación de un incumplimiento normativo.
En la tercera parte del requisito nos dice que “los procesos de investigación se llevarán a cabo de forma independiente y sin conflicto de intereses por personal competente”, en esta parte queremos compartirles y/o recordarles las cualidades de una investigación efectiva:
- La primera es que debe ser objetiva, es decir manteniéndose sobre el objetivo planteado y enfocándose en el uso de la hipótesisinvestigativa racional, evitando cuidadosamente la intervención de prejuicios.
- La segunda cualidad está en que la investigación debe ser exhaustiva, deben seguir todas las pistas relevantes hasta su conclusión lógica y centrarse en la corroboración de todos los hallazgos clave de la investigación.
- La tercera cualidad es tener una investigación relevante, que determine la notabilidad de la información, considerando un espectro adecuado y la profundidad del detalle, evitando recolectar datos que confundan los hechos del caso, que terminen empantanando la investigación o incluso desviándola del objetivo propuesto.
- La cuarta cualidad está enfocada en que la investigación debe ser exacta, importante tener presente que, de la credibilidad de la fuente, ya sea humana, física, electrónica o de otra, será decisiva en el momento de la valorar los resultados y la toma de decisiones. La quinta cualidad está indicada en la oportunidad de la realización de la investigación, es la capacidad para completar rápidamente una investigación y resistir la presión de fuerzas externas que inapropiadamente, apuran o demoran un caso, interfiriendo y en casos malogrando la calidad de los resultados.
En cuanto a la competencia del personal de investigaciones lo abordaremos en una futura entrega con mayor detalle, pero si quiero compartirles un excelente enfoque sobre las cualidades de un investigador, que fue plasmado por mi maestro, el señor TC Pedro López, en su libro Investigación Criminal y Criminalística, de editorial Temis, que de acuerdo con el criterio casi unánime de reconocidos expertos en el campo investigativo se destacan entre otras las cualidades de un investigador como son:
- La suspicacia, el investigador debe sospechar de cualquier factor o situación y nada se debe dar por sentado, esto le permitirá descubrir nuevas pruebas y realidades, que, en apariencia, son por completo ajenas al caso.
- La segunda es la curiosidad, implica en el investigador el hábito de hacer preguntas y el afán permanente de enterarse de todo aquello que en principio no le concierne, pero que puede ser relevante en grado sumo para el proceso investigativo que adelanta.
- La tercera es la observación, ese atributo importante en quienes tienen la responsabilidad de investigar, esto les permite descubrir detalles, allí donde otros no ven nada, el uso y sobre todo el “uso educado” de todos los sentidos que posee el ser humano es la base importante para un buen observador.
- La cuarta cualidad es la memoria, de las más importantes, es la capacidad para retener los datos y debe ser de preocupación del investigador ejercitarla permanentemente.
- La quinta cualidad es la imparcialidad, es decir no ceñirse de forma caprichosa a un punto de vista subjetivo, por eso la actividad que desarrolla debe estar libre de juicios propios, y el resultado debe darse con suficientes bases y conocimientos.
- La sexta es la paciencia, en el trabajo del investigador denota ánimo sereno y dominio de sí mismo, como también la perseverancia para vencer todo tipo de obstáculo.
- La séptima cualidad es el interés, para lograr los resultados y éxitos en su trabajo, el investigador debe interesarse en él, hacerlo con gusto y si el caso hacer su trabajo con pasión y entusiasmo.
- La octava está enmarcada en el dinamismo, que el investigador aprovecha al máximo en su tiempo, para que diligentemente lograr los buenos resultados.
- La novena cualidad la encontramos en la mística, que le permite identificarse plenamente con la actividad investigativa, vivir su trabajo, sentirlo como propio e importante.
- Y el ultimo y creo no equivocarme en el más importante que es la ética, debe ser un ejemplo en el cumplimiento, pues sus conceptos, hipótesis y conclusiones inciden de manera directa sobre las decisiones que se deberán tomar, referente a este tema, recordaba como hace 19 años uno de mis maestros en el entrenamiento de poligrafía, Sidney Wise Arias, nos recalcaba de la importancia de hacer un trabajo de manera profesional, pero sobre todo ético, eso nos permitiría poder dormir con la tranquilidad de no estar haciendo daño.
La cuarta parte del requisito nos indica que “la organización debe utilizar el resultado de las investigaciones para mejorar el sistema de gestión de cumplimiento según corresponda (ver Cláusula 10)”. Esta es una tarea que la organización debe adelantar para identificar las causas fundamentales de no seguir las políticas o procedimientos, o ambos, que contribuyó a la mala conducta y hacer los ajustes correspondientes con base en las lecciones aprendidas. La efectividad de un sistema de gestión del cumplimiento se caracteriza por el hecho de que tiene la capacidad para mejorar y evolucionar continuamente y una de las mejores herramientas está en la investigación.
La quinta parte del requisito nos dice que “La organización debe informar periódicamente sobre el número y los resultados de las investigaciones al órgano de gobierno o alta dirección”, y que debemos tener en cuenta, lo que la misma norma en su numeral 7.4 de Comunicaciones nos ilustra que la organización debe determinar las comunicaciones internas y externas relevantes para el sistema de gestión de cumplimiento, que incluye lo que se comunicará, cuándo debe comunicarse, a quién debe comunicarse y el cómo debe comunicarse, el asegurarse que la información de cumplimiento que se comunicará sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión de cumplimiento y sea confiable, esto incluye plenamente los resultados de una investigación.
La sexta parte del requisito nos indica que “la organización debe conservar información documentada sobre la investigación”, en este punto debemos recordar el numeral 7.5.3 del control de la información documentada (investigación), requerida por el sistema de gestión de cumplimiento y por este documento deberá ser controlado para asegurar que está disponible y es adecuada para su uso, donde y cuando se necesite, además de estar adecuadamente protegida; por ejemplo, contra la pérdida de confidencialidad, uso indebido o pérdida de integridad. Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, como que sea aplicable su distribución, el acceso, la recuperación y su uso, almacenamiento y conservación, incluida la conservación de la legibilidad; control de cambios (por ejemplo, control de versiones), retención y disposición, entre otras.
Encontramos además en su anexo A.8.4 que habla del Proceso de Investigación, que una característica de un sistema de gestión del cumplimiento eficaz es contar con mecanismos para una investigación oportuna y exhaustiva de cualquier alegación o sospecha de mala conducta por parte de la organización, su personal o terceros relevantes. Esto incluye la documentación de la respuesta de la organización, incluyendo cualquier medida disciplinaria o de remediación tomada, y revisiones de la gestión de cumplimiento. sistema teniendo en cuenta las lecciones aprendidas.
Un mecanismo de investigación eficaz identifica las causas fundamentales de la mala conducta, las vulnerabilidades del sistema de gestión del cumplimiento y la rendición de cuentas, incluso entre los gerentes, la alta dirección y el órgano de gobierno. Un análisis cuidadoso de la causa raíz aborda el alcance y la omnipresencia del incumplimiento, el número y nivel del personal involucrado, y la gravedad, duración y frecuencia del incumplimiento.
De estos puntos perfectamente podemos desprender posibles objetivos, el alcance de la investigación por incumplimiento. Deben considerar cuando corresponda, crear comités independientes para supervisar la investigación y garantizar su integridad e independencia.
A veces, las organizaciones están obligadas por ley a informar el incumplimiento, en tales casos, las autoridades son informadas de acuerdo con las regulaciones aplicables, o según se acuerde, incluso si las organizaciones no están obligadas por ley a informar el incumplimiento, pueden considerar la posibilidad de divulgación del incumplimiento a las autoridades reguladoras para mitigar las consecuencias del incumplimiento.
Comparte: Carlos A Boshell Norman
