Primer programa de transparencia y ética empresarial – PTEE a partir de la ley 2195 de 2022. Sector Salud

La semana anterior, mientras preparábamos una serie de conferencias sobre la implementación del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE RIESGOS para el sector salud, que la componen el Sistema de Administración Riesgo Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva- SARLAFT- FPADM, Código de Conducta y Buen Gobierno, el Subsistema de Administración de Riesgos de Corrupción Opacidad y Fraude SICOF-COF, me encontré con la circular externa 053-5 del cinco (5) de agosto del 2022 que brinda los lineamientos respecto al programa de transparencia y ética empresarial y que modifica las circulares externas 007 de 2017 y 003 de 2018 en lo relativo a la implementación de mejores prácticas organizacionales – código de conducta y de buen gobierno, siendo la Superintendencia Nacional de Salud, la primer entidad de Inspección, Control y Vigilancia, en llevar a todos los prestadores de salud el Primer PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL-PTEE, ordenado por la ley 2195 del 18 de enero del 2022.

Como lo habíamos manifestado durante el ciclo de conferencias desarrolladas con BASC Bogotá entre los meses de abril y mayo, precisamente sobre dicha ley, el futuro que le depara al sector empresarial, incluyendo Pymes y MiPymes, si bien es cierto ya existe el PTEE del sector real para el riesgo de Soborno Transnacional, este aún, no se adecua con dicha ley.

Desde la adopción del enfoque de la Supervisión Basada en Riesgos, la Superintendencia Nacional de Salud trabaja en la promoción de buenas prácticas empresariales, donde se incluyen los códigos de ética y conducta y medidas que aporten a la transparencia e incentivan la autorregulación, autocontrol y autogestión. Para evitar actos de corrupción, opacidad o fraude al interior de las organizaciones vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, se emitieron lineamientos a través de las Circulares Externas: 009 de 2016, 007 de 2017, 003 de 2018, 004 de 2018 y 05-5 de 2021.

Entre las herramientas que contribuyen a la sanción y la prevención de los actos de corrupción, fomentar la cultura de la legalidad, la corresponsabilidad, la integridad y el buen manejo de los recursos públicos, se adicionó el artículo 34-7 de la Ley 1474 de 2011, a través del artículo 9 de la Ley 2195 de 2022, “Artículo 34-7 “PROGRAMAS DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL, obliga a “Las personas jurídicas sujetas a su inspección, vigilancia o control adoptar programas de transparencia y ética empresarial que incluyan mecanismos y normas internas de auditoría”.

Es por esta razón que la Supersalud es la primera en establecer los lineamientos para la adopción por parte de sus vigilados del Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE, como principal medida de control a los riesgos de soborno, corrupción, opacidad, y fraude, que hacen parte de los riesgos priorizados para ser gestionados por los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS.

Las entidades de salud deberán diseñar, adoptar e implementar un PTEE; el cual hará parte de las Políticas de Gobierno Organizacional enfocadas en prevenir que en las entidades se presenten fenómenos de Corrupción, Opacidad y Fraude – COF y Soborno en las actividades que desarrollan de acuerdo con el rol que desempeñan en el Sistema General de Seguridad Social en Salud -SGSSS, manteniendo los esfuerzos para operar de manera eficaz y responsable frente a cualquier acto.

Para cumplir con el PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL, las entidades deberán:

1. Compilar de manera integral todas las normas internas en materia de prevención y mitigación de los Riesgos de COF y Soborno, así como los principios y valores éticos que cada entidad considere apropiados, para llevar a cabo su operación de manera ética, transparente y honesta. En consecuencia, cualquier modificación al PTEE deberá incorporarse en forma detallada y rigurosa en el documento correspondiente. Este debe estar aprobado por la Junta Directiva o quien haga sus veces.
2. En el diseño del PTEE que hagan las entidades de salud, deberán hacerlo con fundamento en una evaluación exhaustiva de los Riesgos de COF y soborno (Matriz de Riesgo de COF y soborno y/o Matriz de Riesgo de Soborno) que cada entidad haya identificado, y deba mitigar en el marco de sus funciones en el SGSSS.
3. Para el Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE, deben precisar cuáles serán los empleados o colaboradores y funciones asignadas para el diseño, implementación y ejecución del PTEE.
4. Deben tener en cuenta las buenas prácticas organizacionales, y las instrucciones que de la circular 53-5 de 2022, estarán encaminadas a la elaboración y puesta en marcha de manera obligatoria del programa de transparencia y ética empresarial de los vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud.
5. Asumirán un compromiso dirigido a la prevención del riesgo de COF y Soborno, así como de cualquier otra práctica corrupta, de forma tal que la entidad pueda llevar a cabo sus actividades de manera ética, transparente y honesta.
6. Determinarán las acciones pertinentes contra los administradores, asociados y cualquier empleado de la entidad, cuando cualquiera de los anteriores infrinja lo previsto en el PTEE.
7. Establecerá una estrategia de comunicación para garantizar la divulgación del PTEE a los empleados, asociados, contratistas y la ciudadanía en general.
8. La divulgación tanto en el ámbito interno y externo del compromiso relacionado con la prevención de cualquier práctica corrupta.
9. La puesta en marcha de mecanismos adecuados para comunicar a los asociados, administradores y empleados, de manera clara y simple, los beneficios del PTEE, así como las consecuencias de infringirlo.
10. La entidad delegará en el Oficial de Cumplimiento o quien haga sus veces la administración del PTEE, además de determinar de manera expresa el perfil del administrador del PTEE, las incompatibilidades e inhabilidades, la administración de conflictos de interés y las funciones específicas que se le asignen a la persona que tenga dicha responsabilidad, adicionales a las establecidas en otras medidas o normas.
11. Se tendrá en cuenta, además de las funciones que se le asignarán a la persona encargada de la administración del PTEE, tendrá a su cargo las siguientes:

• Presentará con el representante legal, para aprobación de la junta directiva o quien haga sus veces, la propuesta del PTEE.
• Presentará, por lo menos una vez al año, informes de la gestión del PTEE a la junta directiva o quien haga sus veces. Como mínimo los informes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del PTEE y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas. Así mismo, deberán demostrar los resultados de esta gestión.
• Velara porque el PTEE se articule con las Políticas de Riesgo adoptada por la junta directiva o quien haga sus veces.
• Presentará con el representante legal, para aprobación de la junta directiva o quien haga sus veces, la propuesta del PTEE.
• Presentará, por lo menos una vez al año, informes de la gestión del PTEE a la junta directiva o quien haga sus veces. Como mínimo los informes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del PTEE y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas. Así mismo, deberán demostrar los resultados de esta gestión.
• Velara porque el PTEE se articule con las Políticas de Riesgo adoptada por la junta directiva o quien haga sus veces.
• Presentará con el representante legal, para aprobación de la junta directiva o quien haga sus veces, la propuesta del PTEE.
• Presentará, por lo menos una vez al año, informes de la gestión del PTEE a la junta directiva o quien haga sus veces. Como mínimo los informes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del PTEE y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas. Así mismo, deberán demostrar los resultados de esta gestión.
• Velara porque el PTEE se articule con las Políticas de Riesgo adoptada por la junta directiva o quien haga sus veces.

MEDIDAS DE CONDUCTA

12. La entidad deberá contar con lineamientos de Conducta que recojan todas las disposiciones correspondientes a la gestión ética de la organización en el día a día. Estos deben contener los principios, valores y directrices que todo empleado de una EPS, EMP o SAP, debe tener en cuenta en el ejercicio de sus funciones, en coherencia con lo dispuesto en el Buen Gobierno.

13. La entidad deberá propender por adoptar diferentes políticas y medidas encaminadas a implementar acciones para el fortalecimiento continuo de una cultura ética, transparente, de lucha contra la corrupción, opacidad, fraude, una gestión antisoborno, y un Código de Integridad que esté acompañado de valores como: Honestidad, Respeto, Compromiso, Diligencia y Justicia, entre los demás valores que consideren relevantes las entidades.

14. Se debe tener en cuenta que los objetivos de dichas políticas, medidas, acciones y valores del código de integridad son prevenir, detectar, y, cuando sea el caso, denunciar la corrupción, la opacidad y el fraude que, en cualquiera de sus formas, eventualmente se pueda presentar, por parte o en contra de la entidad.

15. Deberán implementar y hacer seguimiento de estas medidas, que van estrechamente ligadas a las políticas y los principios establecidos por la entidad, y deben estar provistos en el Gobierno Organizacional (Código de Conducta y de Buen Gobierno), de ahí la importancia de su implementación y mejoramiento continuo.

16. Las organizaciones de salud deben establecer que los lineamientos de Conducta están estructurados como mínimo, sobre los siguientes pilares temáticos:

• Los principios éticos y valores institucionales.
• Código de integridad que reúna como mínimo los siguientes valores: honestidad, Respeto, Compromiso, Diligencia y Justicia.
• Direccionamiento estratégico de la entidad.
• Las políticas para propender una gestión ética, en la interacción con los diferentes grupos de interés; entre la empresa y los usuarios internos y externos, entre los empleados y el manejo de la información y uso de los bienes, así como en lo relacionado con la interacción con actores externos, la sociedad, el Estado, la competencia, el medio ambiente, entre otros.
• Pautas que guíen las relaciones con cada uno de los grupos de interés de la entidad.
• Pautas de conducta frente a la corrupción, la opacidad, el fraude y la gestión antisoborno.
• El tratamiento de las actuaciones ilegales o sospechosas.
• Pautas de comportamiento frente a regalos e invitaciones.
• Principios de responsabilidad social empresarial.
• Mecanismos para la difusión y socialización permanente de los lineamientos de Conducta, entre los colaboradores de la entidad.
• El establecimiento de los procesos e instancias que permitan, a través de indicadores, el control sobre el sistema de gestión ética institucional.

17. Los lineamientos de Conducta deben establecen pautas de comportamiento relacionadas con:

• La    obligación    de    informar    sobre    actuaciones    ilegales    o sospechosas de los diferentes grupos de interés.
• El compromiso con la protección y uso adecuado de los activos de la entidad.
• La importancia de colaborar con las autoridades competentes.
• El manejo de la información confidencial y privilegiada de la entidad.

La implementación cuenta con un plazo máximo para su implementación de 12 meses a partir de la expedición de la Circular, que será el 5 de agosto del 2023.

Quedaremos atentos a que otras Superintendencias y Organismos de control seguirán emitiendo los lineamientos de sus Programas de Transparencia y ética Empresarial, la mejor recomendación para el empresario, esta en comenzar desde el ahora a prepararse antes que llegue la obligatoriedad.

Fuente: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN