Por cuanto tiempo una empresa debe almacenar y custodiar los archivos de un empleado luego del retiro
Entre los temas que se quieren contemplar en la jornada del 31 de Julio de 2020 donde ACEPOL (Asociación Colombiana de Empresarios en Poligrafía) quieren llevar en la jornada de fortalecimiento de competencias, se ha contemplado los aspectos legales, y existe unos interrogantes especialmente en lo referente a los archivos de carácter físico o digital, y aunque la ley 1581 del 2012, reglamentado por el decreto 1377 de 2013, que nos dan una directriz sobre los datos personales, pero en cuanto a la totalidad de información que carecen en muchas ocasiones de tablas de retención, entre otras.
Cuando hablamos de un Archivo según la ley 594 del año 2000 que habla de la ley general de archivo nos promulga como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia, donde el documento de archivo que es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, donde la Gestión documental está definida como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, y como soporte documental que vienen a ser los medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros, en muchas empresas existen las tablas de retención documental que vienen a ser un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
¿Pero, por cuanto tiempo están obligadas las empresas en el sector privado en almacenar y custodiar la información de un empleado?
Para responder a esta pregunta se debe señalar la Sentencia T 926 del 06 de diciembre de 2013 del magistrado ponente Mauricio González Cuervo, quien señalo: “DEBER DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS-Obligación de las empresas de guardar la historia laboral de sus trabajadores si bien, no existe una norma que le imponga a las empresas guardar la información referente al tiempo, a las funciones y al salario de sus ex trabajadores, el artículo 57, en el numeral 7, establece como obligación del empleador entregar “al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole laboral y el salario devengado”, ésta obligación por parte del empleador debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida.
Sin embargo, cuando la empresa tenga dificultades para suministrar la información solicitada por el empleado, ya sea porque se extravió, se desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta información, esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar la solicitado de acuerdo con los archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar reconstruir el expediente laboral del solicitante, si definitivamente le resulta imposible suministrarle dicha información deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información.” (Negrilla y subrayado fuera de texto) Por lo anterior y a la luz de la jurisprudencia anteriormente relacionada, entendería esta oficina que el empleador tendría la obligación de custodiar y facilitar la información solicitada por el trabajador aun cuando ya no exista relación laboral vigente. Diferentes entes judiciales o administrativos pueden solicitarle a Empleadores algún tipo de información de trabajadores que laboraron en la empresa hace muchos años, el Código Laboral no ordena a los empleadores a que mantengan es sus archivos información relacionada con pagos de salarios, prestaciones o seguridad social por un tiempo determinado.
Sólo en el artículo 264 de la normatividad aludida, obliga a las empresas que pagan jubilación directamente a sus ex trabajadores, para que conserven archivados los datos respecto al tiempo de servicio y los salarios devengados durante el tiempo que prestaron servicio y que generaron el pago de dicha Jubilación y son muy pocas las empresas en el país que tienen a cargo directamente el pago de la jubilación y no un fondo de pensiones, por ello, podemos decir que el Código Laboral no habla nada al respecto.
Surge la pregunta que, ¿ante este tipo de normatividad si al otro día de la terminación del contrato de trabajo el empleador puede destruir o mejor aún, botar todos los documentos que prueban la relación laboral y todos sus pagos?, la respuesta es No. La razón es simple: el ex trabajador tiene hasta 3 años para demandar. Incluso si en ese término el trabajador hace la reclamación por escrito dirigida al empleador, interrumpe por una sola vez la prescripción y arranca nuevamente el conteo del término de prescripción por 3 años. (Art. 488 y 489 del C.S.T.) Quiere decir que en casos extremos el ex trabajador podría presentar una demanda hasta antes de 5 años, 11 meses y 29 días después de retirarse de la empresa, por ejemplo: el ex-trabajador, después de varios años de haberse retirado de la empresa, inicia un proceso de reclamación de su pensión ante el fondo de pensiones, pero en los últimos 10 o 15 años no aparecen muchas semanas cotizadas a pensiones; incluso le aparecen muchas semanas aportadas que fueron mal liquidadas. Por esto, para el fondo de pensiones es como si no se hubiera aportado, y debido a esto no se completa el número mínimo de semanas cotizadas o aportes necesarios para acceder a una pensión de vejez.
Por ello, el trabajador seguramente demandará al fondo de pensiones, quienes podrían llamar en garantía al ex-empleador para que responda por las semanas que aparentemente nunca cotizó y que no le han permitido alcanzar la pensión de vejez o a su familia para reclamar la pensión de sobreviviente. Asimismo, sin necesidad de que medie demanda judicial alguna, los fondos de pensiones deben (por mandato del artículo 24 de la Ley 100 de 1993), iniciar todas las acciones de cobro por los aportes pensionales dejados de percibir del empleador a nombre del trabajador. Y tal como lo ha dicho decenas de fallos judiciales de la Corte Constitucional y la Corte Suprema de Justicia, los Derechos Pensionales son imprescriptibles: por ello no tiene un tiempo donde ya no se puedan reclamar y como tal, los aportes mensuales dejados de consignar por un empleador pueden ser perseguidos en cualquier momento.
Entonces el empleador debe guardar por 50 años toda la papelería relacionada con sus ex trabajadores, la respuesta es No. Aunque ya se dijo el empleador no tiene obligación de guardar documentos relacionados con el vínculo laboral con sus Ex trabajadores, al no exigírselo la legislación laboral, se puede aplicar por analogía las disposiciones de la Ley 962 de 2005, conocida como la Ley Antitrámites, que dice: “Art. 28 Racionalización de la Conservación de Libros y Papeles de Comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.” Asimismo, el artículo 60 del Código de Comercio establece lo siguiente: “Art. 60 Conservación de los Libros y Papeles Contables – Reproducción Exacta. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
En conclusión, se recomienda la conservación por 10 años, debe especificarse en tablas de retención documental donde los archivos de tipo activo, es decir, de la forma como fueron obtenidos, es decir si son físicos así se almacenan, si son digitales, así se deberán guardar, (a excepción que por norma legal de otros tiempos), y de forma inactiva los otros cinco años, crear un procedimiento para la disposición final documental y la forma que se registrara su destrucción según la clasificación que tenga dicha información.
Fuente: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN
