Como construir un indicador para los programas de seguridad

Se podría definir como un indicador, la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de los objetivos y metas previstos e influencia esperadas. Un indicador, ante todo, son información, es decir, agregan valor, no son solo datos.

Tomando las definiciones de James A. Senn en su libro “Sistemas de información para la administración”, que los atributos para la información deben ser Exactitud, es decir debe representar la situación o el estado como realmente es, otro de los atributos es la Forma, entendiéndose como la existencia de diversas formas de representación de la información, que puede ser cuantitativa o cualitativa, numérica o gráfica, impresa o visualizada, resumida o detallada, realmente la forma debe ser elegida por la organización según su necesidad.

Algo fundamental que hay que tener en cuenta es que los indicadores son un medio y no un fin, con esto se trae una situación que generalmente se presenta en muchas organizaciones, donde los indicadores se convierten en una meta que hay que alcanzar y todo el mundo se volcó en tratar de conseguirlo, con esto, el indicador pierde su naturaleza esencial de ser guía y apoyo para el control y se convierte en un factor negativo de consecuencias nefastas tanto para la organización.

Un indicador es una característica específica, observable y medible que puede ser usada para mostrar los cambios y progresos que está haciendo un programa hacia el logro de un resultado específico.

Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los objetivos en la organización. Ellos nos dan un punto de llegada, las características del resultado que se espera. Existen unos factores que nos ayudan a especificar, a cuantificar un objetivo o una estrategia (meta). Se entiende por cuantificar un objetivo o estrategia la acción de asociarle patrones que permitan hacerla verificable, entre los que tenemos:

• Atributo: es el que identifica la meta.
• Escala: corresponde a las unidades de medida en que se especificará la meta
• Estatus: Es el valor actual de la escala, el punto de partida
• Umbral: Es el valor que de la escala que se desea alcanzar
• Horizonte: Hace referencia al periodo en el cual se espera alcanzar el umbral
• Fecha de iniciación: Cuando se inicia el horizonte
• Fecha de terminación: corresponde a la finalización del lapso programado para el logro de la meta
• Responsable: persona que tendrá a su cargo la ejecución de la estrategia o logro de la meta.

Deber haber por lo menos un indicador por cada resultado. El indicador debe estar enfocado, y ser claro y específico. El cambio medido por el indicador debe representar el progreso que el programa de seguridad espera hacer.

En un mundo perfecto, los indicadores considerados de más calidad y más útiles serían los elegidos para monitorear y evaluar las actividades del programa.

Sin embargo, en el mundo real intervienen muchos otros factores. Como lo indican los marcos de monitoreo y evaluación, son importantes los vínculos con las actividades del programa de seguridad, y también las necesidades del programa para la toma de decisiones.

Muchos indicadores comúnmente usados no están definidos en términos claros, o por lo menos incluyen terminología que podría se podría mejorar para dar más precisión. Por ejemplo, “conocimientos sobre violencia en los riesgos públicos”, “actitud hacia la violencia contra los servicios de seguridad”, o “calidad de los servicios de seguridad”, todas ellas pueden indicar cosas diferentes en circunstancias diferentes.

Un indicador correctamente compuesto tiene las siguientes características:

1. Nombre: La identificación y diferenciación de un indicador es vital, su nombre además de concreto debe definir claramente su objetivo y utilidad.
2. Forma de cálculo: Generalmente, cuando se trata de indicadores cuantitativos, se debe tener muy claro la fórmula matemática para el cálculo de su valor, lo cual implica la identificación exacta de los factores somo ellos se relacionan.
3. Unidades: La manera de expresar el valor de determinado indicador está dado por las unidades, las cuales varía de acuerdo con los factores que se relacionan.
4. Glosario: Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en términos de especificar de manera precisa los factores que se relacionan en su cálculo. Por lo general las organizaciones cuentan con un documento en el cual se especifican todos los aspectos atenientes a los indicadores que maneja la organización.

Un ejemplo de indicador de Seguridad Física podría ser:

Nombre: Eficacia mensual del control de acceso de personas a la organización CB CONSULTORES PROFESIONALES

acceso de personas                           Total de personas Ingresaron

Unidad: Porcentaje (%)

Glosario:

• Indicador de eficacia mensual en control de acceso a personas: mide porcentualmente la totalidad de personas que ingresaron con el total de las personas que fueron controladas en el mes septiembre de 2022.

• Total de personas controladas: corresponde a la cantidad de personas identificadas y autorizadas para poder ingresas a las instalaciones por los lugares de acceso en la organización CB CONSULTORES PROFESIONALES controlados en el mes de septiembre 2022.

• Total de personas que ingresaron: corresponde a la cantidad de personas que ingresaron a la organización CB CONSULTORES PROFESIONALES, durante el mes septiembre de 2022

Formula: 80 Personas Controladas

Eficacia mensual control de = ____________________________     X 100 = 88.88%

acceso de personas                        90 Personas Ingresadas

Meta:

Meta mensual control de acceso personas = 100% total personas ingresadas

Lo que significa que el personal de seguridad no cumplió con la meta mensual ya que dejaron de identificar y solicitar autorización a 10 personas que correspondería al %11.11 de la meta.

Es necesario comparar el valor resultante del indicador con diversos patrones de referencia para que este cobre sentido, entre los que podemos tener:

1. Las metas establecidas
2. El comportamiento histórico del indicador (para establecer tendencias)

• La relación que existe entre la capacidad real que tiene el personal de seguridad con los recursos que dispone para el control de acceso y la manera del como los aprovecha
• El mejor valor logrado para dicho indicador bien sea en la organización o fuera de la misma
• El valor del mismo indicador con respecto al nivel de riesgo que tiene la organización.

Con base en estos atributos, mencionemos lo siguiente:

• Simples: Busquemos que sea comprensivo desde el nombre del indicador hasta su fórmula de cálculo y los recursos que se requieren en la medición.
• Objetivos y neutros: Midamos lo que de verdad importa medir, y que describa el fenómeno. Busquemos además que sea independiente de otro, es decir, que no esté correlacionado con otro indicador.
• Sistemáticos (periodicidad de análisis): Que sea posible recolectar la información a tiempo para que, una vez analicemos la información, tengamos tiempo para tomar decisiones.

Clasificación de indicadores por medición:

• Indicadores cuantitativos: Son una representación numérica de un proceso, evento o fenómeno que se analiza. Dicho de otra forma, son una medida de cantidad. Dan respuesta a preguntas de cuánto, cada cuánto, y con qué frecuencia.
• Indicadores cualitativos: Contrario a los cuantitativos, estos no muestran una medida numérica como tal. Con ellos se consigue demostrar, describir o medir algo que ha sucedido. Por lo general están basados en encuestas, entrevistas, percepciones orientadas a responder preguntas de cuándo, quién, dónde, qué, cómo y por qué.

Clases de indicadores por nivel de intervención:

• Indicadores de impacto: Se enfocan en medir el cambio o comportamiento generado «después de» y se enfoca a largo plazo. Por ejemplo, disminución de la delincuencia en el país.
• Indicadores de resultado: Mide las salidas de proceso determinando si el objetivo se alcanzó o no. Por ejemplo, la percepción de seguridad en los asociados de negocio.
• Indicador de proceso: Muestra cómo se están haciendo las actividades. Por ejemplo, el número de Identificación y autorización de personas para ingresar a una empresa.
• Indicadores de insumo: Se enfoca en medir los recursos disponibles y su utilización. Por ejemplo, el gasto en recursos administrativos en seguridad.

Los indicadores según su vigencia se clasifican en temporales y permanentes. Los Temporales se dan cuando su validez tiene un lapso finito, por lo regular cuando se asocian al logro de un objetivo a la ejecución de un proyecto, al lograrse el objetivo o cuando éste pierde interés para la organización, los indicadores asociados deberán desaparecer. Un ejemplo podría ser un proyecto para probar la eficacia de en la identificación de la persona y su autorización de ingreso a través de tarjetas de proximidad, por un espacio de treinta días, tiempo en el cual se pudo concluir que se identificaba la tarjeta de proximidad y según su nivel le permitiría el acceso, pero no se identificaba la persona realmente, por lo que se tomo la decisión de no adoptar este sistema y por ende el indicador ya no se necesitara.

Tenemos los Permanentes, que son indicadores que se asocian a variables o factores que están presentes siempre en la organización y se asocian por lo regular a procesos. Por ejemplo, la totalidad de las personas que ingresan a zonas consideradas criticas deben estar identificadas y autorizadas, este es un control considerado en el proceso de seguridad física que deben garantizar el cumplimiento de la meta, por lo que será permanente.

No olvidemos que los indicadores pueden ser considerados de diferentes niveles por la organización, por ejemplo, los estratégicos y tácticos (operativos), y se utilizan como insumos para la toma de decisiones. El numero exagerado de indicadores, la mayoría de los cuales no pasan un análisis de valor agregado, no siendo útiles para las personas que tienen la información que se relaciona con ellos. La mejor manera de identificar genera o no valor agregado está en relación directa con la calidad y oportunidad de las decisiones que se puedan tomar.

En general, los programas de seguridad deben mantenerse alejados de los indicadores que no pueden ser afectados por las actividades, que son demasiados vagos, que no existen en la actualidad y que no pueden ser recolectados realísticamente, o que no representan el resultado deseado con precisión. Cuando no se pueden identificar los indicadores cuantitativos del éxito, los métodos cualitativos ofrecen una valiosa alternativa. Cuando es difícil o no es posible medir los “beneficios” o “riesgos” en términos simples y cuantitativos, casi siempre es posible recoger datos cualitativos, tales como información sobre la percepción de los prestadores de salud y las mujeres que solicitan los servicios. En muchos casos, los indicadores cualitativos proporcionan información más relevante con respecto al éxito y la eficacia de la intervención. Ver sección de enfoques cualitativos.

Fuente: CARLOS ALFONSO BOSHELL NORMAN