Códigos QR no reemplazan obligación de publicar copias físicas del reglamento laboral

El Ministerio del Trabajo precisó que los códigos QR son una herramienta válida para facilitar el acceso digital al reglamento interno de trabajo, pero no sustituyen la obligación legal de mantener copias físicas visibles dentro de las instalaciones de la empresa. _{(Códigos QR reglamento laboral)}

Esta aclaración se dio en respuesta a una consulta formal, en la que se preguntaba si bastaba con ubicar códigos QR en carteleras corporativas para cumplir con el requisito de publicación.

Obligación legal de publicación física

El Ministerio recordó que, conforme al artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, los empleadores deben fijar dos copias impresas del reglamento en lugares visibles de los centros de trabajo. Esta disposición garantiza que todos los colaboradores puedan acceder fácilmente al documento en cualquier momento.

De igual forma, la norma exige que cuando existan varios centros de trabajo, la publicación física debe realizarse en cada uno de ellos, salvo que exista una plataforma virtual que permita a todos los empleados acceder al documento de manera sencilla. _{(Códigos QR reglamento laboral)}

Códigos QR como medio complementario

La oficina jurídica del Ministerio del Trabajo señaló que el uso de códigos QR es una práctica válida y recomendable, siempre que se utilice como mecanismo complementario para ampliar el acceso digital al reglamento.

Sin embargo, aclaró que su implementación no reemplaza la obligación de publicación física, ya que el soporte impreso sigue siendo una garantía de accesibilidad para todos los trabajadores, especialmente en contextos donde no haya conectividad o dispositivos disponibles.

Requisitos técnicos y accesibilidad

El Ministerio indicó que no es competente para establecer los parámetros técnicos específicos de los códigos QR, pero citó la Resolución 1519 de 2020 del Ministerio TIC, la cual regula los criterios de accesibilidad digital. Esta resolución exige que los medios electrónicos sean perceptibles, operables, comprensibles y robustos, de manera que todos los usuarios puedan consultar la información sin barreras tecnológicas o de accesibilidad. _{(Códigos QR reglamento laboral)}

Buenas prácticas recomendadas para empleadores

• Publicar las copias físicas del reglamento interno en lugares estratégicos (carteleras, zonas comunes, ingresos o cafeterías).
• Complementar con código QR que redireccione al reglamento digital alojado en la intranet, portal corporativo o nube segura.
• Verificar la accesibilidad del código QR en diferentes dispositivos y navegadores.
• Actualizar el reglamento cada vez que se realicen modificaciones o anexos.
• Capacitar al personal sobre la disponibilidad física y digital del reglamento, promoviendo el cumplimiento normativo.

Conclusión

En conclusión, los códigos QR son un recurso útil para modernizar los canales de comunicación y acceso a la información laboral, pero su uso debe entenderse como un complemento tecnológico. El cumplimiento legal sigue dependiendo de la publicación física del reglamento, que continúa siendo una exigencia obligatoria conforme al Código Sustantivo del Trabajo. _{(Códigos QR reglamento laboral)}

Fuente: Ámbito Jurídico.

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