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Published on abril 25th, 2020 | by ASOSEC

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Derecho de inspección en tiempos de cuarentena

En el estado de emergencia actual, para el ejercicio del derecho de inspección, la Superintendencia de Sociedades (Supersociedades) recomendó a las compañías establecer mecanismos virtuales a través de los cuales los socios puedan acceder a la información requerida con las seguridades necesarias conforme la información tratada. En la práctica facilitará que los socios se informen para adoptar decisiones previo a la reunión ordinaria, pero puede suceder que se filtren, por acción u omisión del administrador, documentos o comprobantes valiosos para la actividad, que revistan información confidencial o que tengan un considerable valor para la empresa, pudiendo ser utilizados en su detrimento.

 

La facultad de inspección es un derecho esencial de los socios (de mayor relevancia en sociedades de capital), que le permite examinar, por su cuenta o mediante delegado, los libros y papeles de la sociedad en aras de enterarse de la situación administrativa, financiera, contable y jurídica. Ahora bien, no es absoluta, pues tiene limitaciones sobre el alcance de la información que comprende, en principio está ligada al ejercicio fiscal anterior y según el tipo societario, tiene su espacio temporal para practicarse. Correlativamente implica el deber y la obligación de los administradores sociales de entregar o permitir el acceso a la información, en los términos de los estatutos sociales, la ley según cada tipo societario y las recomendaciones emitidas por la Circular Básica Jurídica de la Supersociedades.

 

Tradicionalmente se regula que la inspección debe hacerse en las oficinas de la administración de la sociedad, donde reposa la información bajo su control y ningún accionista puede extraer documentos u obtener copias sin autorización. No obstante, a raíz del estado de emergencia, la Supersociedades expidió la Circular 100-000002 del 17 de marzo del 2020, emitida a propósito del Decreto 398 del 2020, recomendando adoptar mecanismos virtuales para su ejercicio.

 

Lo anterior genera varias tensiones para aquellos administradores sociales que no han convocado a reunión ordinaria o cuya convocatoria devino en imposible:

 

En primer lugar, el administrador social tendrá dos opciones: insistir en que el derecho de inspección sea un mecanismo de forma presencial, ejercido antes de reunión de asamblea, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad y aplazar las reuniones ordinarias hasta que se supere la emergencia según el Decreto 434 del 2020, bajo el riesgo de incurrir en perjuicios que implique en materia económica y administrativa para la sociedad la parálisis de sus órganos sociales en tiempos donde se requieren medidas eficaces para superar o mitigar los efectos de la crisis.

 

Por contraste, si en aras de mostrar diligencia y teniendo en cuenta los intereses de los asociados, así como las necesidades de la sociedad, el gerente o representante legal opta por convocar a reunión y permite el acceso digital a los documentos constitutivos de fiscalización individual con los límites establecidos, adoptando medidas de seguridad, estará sometido al riesgo de que exista una filtración que lo deje inmerso en la comisión de una infracción a sus deberes legales y de la reserva comercial e industrial de la sociedad.

En segundo lugar, habrá una pugna entre aquellos accionistas cercanos a la administración, quienes confían en su administrador por su obrar leal y protector de la información de la sociedad, versus aquellos socios escépticos que dudan de la buena fe y diligencia de su administrador, considerando que no se está dando trato equitativo a todos los accionistas por estar imposibilitando el derecho de inspección o limitando acceso a información trascedente y omitir las acciones necesarias ante la crisis.

 

Ambas tensiones conducen particularmente al riesgo que el administrador sea investigado por solicitud de algún socio inconforme y, eventualmente, sea sancionado por parte de la Supersociedades, bien sea por encontrar violación al deber consagrado en el numeral 6º del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, sobre el trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos, junto con la posibilidad de remoción del cargo según el artículo 48 de la citada ley, o por su infracción al deber indicado en el numeral 4º del mismo artículo 23 sobre guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad.

 

Con el ánimo de evitar las consecuencias negativas de una incertidumbre en las directrices económicas de la compañía, será una encrucijada para los administradores societarios que se aventuren a promover el ejercicio del derecho de inspección en estos tiempos de emergencia.

Fuente: Ámbito Jurídico


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