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POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos nuestros suscriptores, clientes, usuarios, asociados y relacionados comerciales, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos o archivos de la Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®. La cual se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Esta política de tratamiento de la información, aplica a todos los funcionarios en todos los niveles de la Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® y a los funcionarios de las Filiales Nacionales y Extranjeras, a los socios comerciales y/o proveedores de servicios con los que la Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® establezca alguna relación comercial. Aplica a todas las Bases de Datos y archivos de información personal que estén en poder de la Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®.

Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras Bases de Datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con la Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos y actividades desarrollados por la Asociación, o directamente en nuestras oficinas.

Información del responsable del tratamiento de los datos:
Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® identificada con NIT: 802.001.119-1

PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®.

ARTÍCULO 3. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®.

ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®, aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

ARTÍCULO 5. POLÍTICA DE PRIVACIDAD. La Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® notifica a todos nuestros suscriptores, clientes, asociados y demás personas relacionadas comercialmente con alguno de nuestros servicios, que la información de datos personales que actualmente están en nuestras bases de datos o aquellos datos que en un futuro ingresen por cualquiera de los medios de recopilación de información que Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® dispone a través de todos nuestros productos, serán tratados por: Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® así como por nuestros proveedores de servicios que nos ayuden a operar nuestro negocio o a proporcionar un servicio para usted, de conformidad a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y demás normas concordantes; con el propósito de:

  • a. Procesamiento y administración de sus transacciones como cliente o usuario de ASOSEC.
  • b. Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros Información de nuevos lanzamientos de productos y/o beneficios.
  • c. Información adicional que beneficie la operación y/o manipulación de nuestros productos en caso de inconvenientes o fallas.
  • d. Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado.
  • e. Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros productos que como futuro cliente debemos conocer para la establecer la relación comercial.
  • f. Atender solicitudes, quejas o reclamos que cómo cliente de ASOSEC tiene derecho a establecer.
  • g. El envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de ASOSEC, noticias e información útil para mi ejercicio profesional, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros productos o servicios y/o los productos y servicios de nuestros socios comerciales.
  • h. Manipulación de los datos de uso de nuestros productos y/o servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información.
  • i. Manipulación de los datos para fines de investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
  • j. Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información personal.
  • k. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación, de conformidad con el cumplimiento de los estándares fijados por la SIC sobre la materia.
  • l. Estas actividades las podremos realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (1\1 S y/o MMS), o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer.

ARTÍCULO 6. SOBRE EL USO DE COOKIES. El sitio web www.asosec.co hace uso de Cookies que almacenan en su navegador algunos datos que permitan identificar al usuario. Las cookies tienen, generalmente, una duración limitada en el tiempo y ninguna cookie permite que pueda contactarse con el número de teléfono del usuario, su dirección de correo electrónico, o con cualquier otro medio de contacto utilizado por el usuario. Ninguna cookie puede extraer información del disco duro del usuario. La única manera de que la información privada de un usuario forme parte del archivo cookie es que el usuario dé personalmente y por su propia voluntad dicha información al servidor o navegador. En todo caso, el usuario que no desee recibir cookies puede configurar su navegador para ese efecto.

ARTÍCULO 7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. se establecen los siguientes ítems de tratamiento de la información personal:

  • a. Procesamiento y administración de sus transacciones como cliente, usuario o Asociado de Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®.
  • b. Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros Información de nuevos lanzamientos de productos y/o beneficios.
  • c. Información adicional que beneficie la operación y/o manipulación de nuestros productos en caso de inconvenientes o fallas.
  • d. Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado.
  • e. Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros servicios que como futuro cliente debemos conocer para la establecer la relación comercial.
  • f. Atender solicitudes, quejas o reclamos que cómo cliente, usuario o Asociado de Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® tiene derecho a establecer.
  • g. El envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®, noticias e información útil para el ejercicio profesional, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros productos o servicios y/o los productos y servicios de nuestros socios comerciales.
  • h. Manipulación de los datos de uso de nuestros productos y/o servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información.
  • i. Manipulación de los datos para fines de investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
  • j. Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información personal.
  • k. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación, de conformidad con el cumplimiento de los estándares fijados por la Supervigilancia de Industria y Comercio sobre la materia.

PARTE II. DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales llámese suscriptor, cliente, relacionado comercial o asociado, puede ejercer frente a la información que actualmente reposa los siguientes derechos:

  • a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • c. Ser informado por Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
  • d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
  • f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 9. DEBERES ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE SEGURIDAD – ASOSEC®: En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

  • a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 10. DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS DESIGNADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Los funcionarios designados para el tratamiento de la información, se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

  • a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  • d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  • f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • g. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  • h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTICULO 11. AUTORIZACIÓN. Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®, en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTICULO 12. FINALIDAD DE LA AUTORIZACION. El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®, con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorio para Eventos y/o Pagos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a Eventos, Rifas, Realizar actualización de datos, Ofrecimiento de Productos y Servicios, Comunicar noticias de interés general, laboral, comercial, tributario, legal, penal, mercantil, administrativo, civil y del sector de la seguridad privada, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de bienes y servicios.

ARTÍCULO 13. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®, para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones, b. Facturas de Venta, c. Actividades de Mercadeo, d. Eventos académicos, comerciales e institucionales, e. Registro de Asociados, f. Órdenes de servicio, g. Medios digitales.

ARTÍCULO 14. AVISO DE PRIVACIDAD. En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®.

PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 15. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. Podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos a través de los siguientes mecanismos:

  • a. Envío de correo a asosec@asosec.co
  • b. Comunicación telefónica en la ciudad de Barranquilla, Colombia al teléfono: (57)-5-3562512
  • c. Directamente en Oficinas ASOSEC® en Barranquilla, Colombia: Calle 69 No. 50 – 07

PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 16. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para el almacenamiento de los datos, la Asociación cuenta con una plataforma de mailling que encripta los datos, los cuales se encuentran alojados en un Data Center que otorgan altos niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.

PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 17. DESIGNACIÓN. Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC®, designa a la Dirección Ejecutiva y el apoyo del área de Comunicaciones, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.

ARTÍCULO 18. VIGENCIA DEL MANUAL. La presente política entra en vigencia a partir del 17 de Abril de 2013.

ANEXO 1.

AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, documento de identificación, género, dirección, ciudad, departamento, teléfonos, celular, fecha de nacimiento, correo electrónico (en adelante los Datos Personales) a nombre de la Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® (en adelante ASOSEC®). En los términos de las definiciones de la Ley 1581 de 2012, ASOSEC® actúa como responsable del tratamiento de mis Datos Personales. Doy mi autorización expresa para que ASOSEC® recolecte y de cualquier otra manera traten mis Datos Personales para las siguientes finalidades: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorio para Eventos y/o Pagos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a Eventos, Rifas, Realizar actualización de datos, Ofrecimiento de Productos y Servicios, Comunicar noticias de interés general, laboral, comercial, tributario, legal, penal, mercantil, administrativo, civil y del sector de la seguridad privada, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de bienes y servicios. Con la aceptación de este documento autorizo a que mis Datos Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de tratamiento de la información política de privacidad de ASOSEC®, la cual está disponible en la página web http://asosec.co/politicas_tratamiento/ y http://asosec.co/politicas_privacidad/. En relación con los Datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos: • Conocer, actualizar y corregir mis Datos Personales. Puedo ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado. • Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis Datos Personales. • Ser informado por el Concesionario y por ASOSEC® del uso que se le han dado a mis Datos Personales. • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte ASOSEC®, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012. • Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales. • Solicitar ser eliminado de su base de datos. • Tener acceso a mis Datos Personales que ASOSEC® haya recolectado y tratado. Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis Datos Personales, puedo comunicarme al correo a asosec@asosec.co o al teléfono en Barranquilla, Colombia (57)-5-3562512
Firma del cliente:
Nombre:
CC:
Fecha:
Si el titular de los datos es menor de edad, la autorización debe ser firmada por su Representante Legal.

ANEXO 2.

AVISO DE PRIVACIDAD

Responsable: Asociación Colombiana de Seguridad – ASOSEC® con NIT. 802.001.119-1
De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como suscriptor, cliente, relacionado comercial o asociado, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorio para Eventos y/o Pagos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a Eventos, Rifas, Realizar actualización de datos, Ofrecimiento de Productos y Servicios, Comunicar noticias de interés general, laboral, comercial, tributario, legal, penal, mercantil, administrativo, civil y del sector de la seguridad privada, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de bienes y servicios.
El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Políticas de Tratamiento de la información y política de privacidad”, que contiene las políticas establecidas por nuestra Asociación para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. Dicho manual puede ser consultado en la página web: http://asosec.co/politicas_tratamiento/ y http://asosec.co/politicas_privacidad/


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