Seguridad Privada

Published on mayo 7th, 2019 | by Asosec

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¿Sabrías dirigir una Unidad de Inteligencia?

Es habitual que escribamos artículos sobre cómo se obtienen datos e información, cómo se califican y contrastan las fuentes de información o cómo se lleva a cabo un análisis de inteligencia, pero no se suele escribir sobre la figura, responsabilidad y funciones del Director de Inteligencia.

En la producción de inteligencia básicamente hay tres perfiles: el obtenedor, el analista y el director. En función del tamaño de la organización estos roles coinciden en la misma persona o se compartimentan por ámbitos de especialización.

En cualquier caso, el Director de Inteligencia es quien dirige y planifica los recursos de inteligencia de la  organización.

En este artículo te explicamos la importancia de saber dirigir y planificar recursos de inteligencia, cuáles son las funciones y responsabilidad del Director de Inteligencia, cuáles son sus principales retos y algunos métodos y técnicas que necesita aplicar en su día a día.

La importancia de la fase de Dirección y Planificación en Inteligencia

Como hemos tratado más en profundidad en anteriores artículos sobre el Ciclo de Inteligencia, el Ciclo es el proceso mediante el que se produce la inteligencia.
Cada empresa u organización contará con un modelo con más o menos fases, pero  el modelo más didáctico y  pedagógico es aquel que consta de 6 fases.

Las fases del Ciclo de Inteligencia, según este modelo, son:

1. La dirección y planificación.
2. La obtención de datos e información.
3. El procesamiento de los datos e información.
4. El análisis de la información y la producción de inteligencia.
5. La difusión de la inteligencia.
6. La retroalimentación.

La representación habitual de dicho Ciclo, es la siguiente:
La primera fase del ciclo, la de dirección y planificación, es una fase esencial a la par que vital para que todo el ciclo sea eficaz, eficiente y efectivo.
Aunque en muchas ocasiones esta fase no existe o no se le dedica el tiempo suficiente, las personas que lideran o participan en esta fase de Dirección y Planificación son las responsables de que la organización disponga del
conocimiento que necesita cuando lo necesita para tomar las mejores decisiones, anticipándose a los riesgos y a las oportunidades.

¿QUIÉN PUEDE O DEBE EJERCER LAS LABORES DE DIRECCIÓN DE UNA UNIDAD DE INTELIGENCIA?

Los actores principales de esta fase suelen ser los ápices estratégicos de las organizaciones, aunque también puede ser el responsable de un Departamento, Unidad o Área.
Como hacemos énfasis tanto en los artículos como en los cursos, la Inteligencia es una disciplina que se puede utilizar en el sector público y en el privado, en grandes empresas y en PYMES, a nivel profesional y a nivel personal.
Por poner ejemplos reales de figuras que ejercen la fase de Dirección y Planificación en Inteligencia en sus organizaciones a un nivel estratégico:

• En el caso de los países: son el Presidente y los Ministros.
• En el caso de una empresa: son el Consejo de Administración o el Comité de Dirección.
• En el caso de un organismo militar o policial: son los Generales, Oficiales, Comisarios Principales o Superintendentes (en función del organismo y país del que se trate).
A un nivel táctico u operativo, la fase de Dirección y Planificación la puede realizar cualquier profesional que tenga la capacidad de gestionar recursos, asignar tareas y priorizar acciones. Esta tarea suele ser asumida por el Director o Responsable de un Departamento, una Unidad o un Área organizativa en concreto

La Dirección y Planificación en una Unidad de Inteligencia: 5 aspectos que debes tener en cuenta

1 – ¿QUÉ REQUISITOS O CONDICIONES SON NECESARIAS PARA EJERCER LA FUNCIÓN DE DIRECCIÓN DE UNA UNIDAD DE INTELIGENCIA?

Los requisitos o condiciones para poder ejercer con garantías la función de Dirección y Planificación del Ciclo de Inteligencia son:

1. Conocer los objetivos estratégicos de la organización, área, unidad o departamento que se lidera con tal de poder definir las necesidades de información, conocimiento o inteligencia que se necesitan ahora y en un futuro.
2. Conocer y disponer de recursos económicos, humanos, técnicos propios o externos para poder obtener y analizar datos e información.
3. Tener la capacidad para poder priorizar y planificar dichos recursos.
4. Tener conocimiento de cómo funcionan los procesos de inteligencia en sus diferentes fases.
Las prioridades de inteligencia y decisiones tomadas en esta fase, necesariamente,tendrán implicaciones en el resto del proceso.

2 – ¿CÓMO DEFINIR PRIORIDADES DESDE LA DIRECCIÓN DE UNA UNIDAD DE INTELIGENCIA?

En términos generales, esta planificación puede llevarse a cabo de dos formas:
• Si es a largo plazo, se convertirá en una Directiva de Inteligencia en la que se determinan las líneas generales de actuación de la organización y se  asignan los recursos humanos, técnicos y económicos que deberán ser utilizados. En este caso se generan muchos productos de inteligencia (Informes de Inteligencia) a lo largo del periodo que abarque la Directiva, como mínimo uno por cada necesidad de inteligencia.

• Si es a medio o corto plazo, se suele hacer mediante la definición de una pregunta o petición de inteligencia concreta, en la que la respuesta es un producto de inteligencia (Informe de Inteligencia) La realidad de los organismos de inteligencia, ya sean públicos o privados, es híbrida o mixta dándose ambas formas o criterios. Normalmente existe una Directiva de Inteligencia general mediante la que se han definido las prioridades de inteligencia y se han designado los recursos que se van a utilizar a lo largo de varios años.

Y, por otro lado, existen necesidades puntuales de inteligencia que van siendo solicitadas en función de la importancia y la urgencia de cada momento.

3 – PETICIONES DE INTELIGENCIA DESDE LA DIRECTIVA, ¿CÓMO FORMULAR PREGUNTAS BIEN DEFINIDAS PARA FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES?

Normalmente, la alta dirección o mandos intermedios de cualquier organización realizan preguntas o peticiones de información o inteligencia sobre temas sobre los que necesitan tomar decisiones a medio o corto plazo.
Independientemente del tipo de planificación que se esté llevando a cabo, es de vital importancia que la petición, ya sea en la Directiva o en la pregunta, esté bien definida. Una desalineación entre peticionario y organización podría llevar a un producto de inteligencia (Informe de inteligencia) que no se adapte a las necesidades del primero  peticionario) y, por tanto, perdería toda su utilidad.

Asimismo, cuanto más se alinee la Directiva de Inteligencia con las necesidades reales de inteligencia que tiene y tendrá esa organización en los próximos años, mejor se planificarán y utilizarán los recursos humanos, técnicos y económicos disponibles o asignados a Inteligencia.

Esta es una tarea de vital importancia. Con más frecuencia de lo que sería aconsejable, en cualquier organización se dan dos escenarios bastante peligrosos para su eficacia, existencia o supervivencia:
1. Organización que es consciente de lo que necesita saber pero que su Dirección no lo comunica correctamente a sus mandos intermedios, no planificándose por tanto los recursos necesarios para satisfacer las necesidades de información existentes y conocidas.

2. Organización que cree ser consciente de lo que necesita saber pero que por no hacerse las preguntas adecuadas acaba solicitando, planificando y obteniendo conocimiento que no les es útil, infrautilizando los recursos de
inteligencia y tomando decisiones ineficaces.
En muchas ocasiones, las organizaciones priorizan la formación de los obtenedores y analistas de inteligencia,  cuando lo más importante, esencial y vital es la debida preparación de los que ejercen la fase de Dirección y Planificación, que son los directivos de cualquier organización.

4 – DOS TÉCNICAS EFICACES PARA FORMULAR O ENTENDER LAS PETICIONES DE INTELIGENCIA

A) El desgranado de la pregunta o petición
Normalmente, las peticiones de inteligencia no son de respuesta fácil. Dichas peticiones requieren diferentes análisis en diferentes ámbitos y materias, por lo que abarcar la pregunta en su totalidad puede conllevar una complejidad no exenta de dificultes, sesgos y desviaciones.
Para poder acertar respondiendo una pregunta, se deben desgranar sus componentes más básicos. ¿Por qué es tan importante el desgranado?

1. Permite dar respuestas más sencillas.
2. Facilita entender el problema desde su base y sus raíces.
3. Se consiguen ofrecer respuestas más complejas a medida que se avanza en el proceso y el análisis.
Por norma general, una pregunta compleja se puede dividir en:

• Necesidades de Inteligencia (NI): son la respuesta a cada uno de los ámbitos o temáticas que conforman la pregunta. Lo más probable es que se tenga que definir más de una necesidad de inteligencia por pregunta.
• Factores Clave (FC): son las partes fundamentales de las Necesidades de Inteligencia. Se trata de aquello que se necesita saber dentro del ámbito de la Necesidad de Inteligencia correspondiente.
• Factores Básicos (FB): dan respuesta a cada uno de los Factores Clave. Se trata de unidades de información muy básicas en las que normalmente es posible saber cuál es y dónde está la fuente de información. Solo faltaría obtener dicha información.
• Finalmente, los Factores complementarios (Fc): son datos o piezas de información que aportan valor o detalle a los factores básicos. Si los tenemos, suman a la calidad del producto, pero si no los tenemos, tampoco restan. Este sería un ejemplo de esquema jerárquico de cómo podría desgranarse una pregunta dada. Una vez realizado el árbol, se debe profundizar y analizar la información disponible sobre cada Factor complementario, básico y clave, de modo
que cada vez el Analista de inteligencia pueda entender y comprender mejor las diferentes partes, dimensiones o perspectivas de la pregunta o petición que le han formulado:
El beneficio principal de esta técnica es no dejar de lado ninguna perspectiva, variable o factor que, por remoto que pueda ser, tenga cierta influencia sobre algunos otros factores que influyan en la necesidad de inteligencia y, a su vez, en la pregunta o petición de inteligencia.

En un inicio, los Brainstorming estructurados (también conocidos como tormentas de ideas) junto con la  colaboración de personas expertas en la temática son un buen método de llegar a desgranar una pregunta compleja
con eficacia.

B) Ten claro lo que ya se sabe pero también lo que no se sabe Durante la fase de Dirección y Planificación, la principal prioridad es saber “qué cosas se saben”, “qué cosas no se saben”, “qué no se sabe que se sabe” y “qué no
se sabe que no se sabe”. La primera vez que se lea puede parecer un trabalenguas, así que a continuación te las explicamos una por una:

• ¿Qué sé?: Es todo aquello que se es consciente que ya se sabe y que no hace falta dedicar recursos de obtención ni análisis.
• ¿Qué no sé?: Es a lo que sí se le tiene que dedicar recursos de obtención ya que se es consciente que es algo desconocido y que es necesario saberlo.
• ¿Qué no sé qué sé?: Requiere una reflexión previa e incluso una investigación, pues son aquellas cosas que se saben, pero no se es consciente de ello. Un buen ejemplo son aquellos informes, análisis o investigaciones que
han hecho otros compañeros o anteriores miembros del mismo Departamento y que desconocemos su existencia pero que, si nos los proponemos y preguntamos a las personas adecuadas podemos llegar a conseguirlos.
• ¿Qué no sé que no sé?: Requiere de mayor reflexión. Es el peor escenario posible. En este caso, no se es consciente de que no se sabe, por lo que tampoco se le pueden destinar recursos de obtención ni análisis. Es un apartado de desconocimiento siempre presente en cualquier persona, departamento u organización. El objetivo es intentar que sea lo más pequeño posible ya que impide realizar análisis sobre ciertos temas de forma holística y correcta.

• 5 – CÓMO CONSEGUIR QUE LA PLANIFICACIÓN SEA EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA EN ENTORNOS DE INTELIGENCIA

A priori, cualquier planificación ya sea de la Directiva de Inteligencia o de cualquier petición o pregunta de  Inteligencia tiene los siguientes requisitos obligatorios:

• Establecer un marco geográfico, temporal y conceptual.
• Desgranar la pregunta.
• Responder las cuatro preguntas sobre lo que se sabe y lo qué no.
• Determinar la duración (aproximada) de cada fase del ciclo para que el producto (informe) llegue al peticionario en el momento adecuado y oportuno.
• Distribuir los recursos de los que dispone la organización en cada una de las fases y coordinarlos.
En estas acciones, lo habitual es que participe el conjunto de obtenedores y analistas de inteligencia disponibles, pero quien debe acabar tomando una decisión sobre las prioridades o necesidades de inteligencia para iniciar el
Ciclo de Inteligencia son los Responsables o Directivos, en definitiva, las personas que conozcan mejor la estrategia, objetivos y medios de la organización que están liderando.
Como en cualquier otra tarea organizativa, la implicación de la Dirección no solo es necesaria sino que es imprescindible para que la planificación sea realmente un éxito.

Fuente: Carlos Boshell


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Asociación Colombiana de Seguridad



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